Obligations légales d'une caisse
La tenue d’une caisse fait l’objet d’obligations légales auxquelles il n’est pas possible de déroger. Les risques encourus peuvent être importants : contrôle fiscal, problèmes de trésorerie. Découvrez dans cet article les obligations légales de la tenue d'une caisse.
Clôture d'une caisse
Une caisse doit être utilisée (ouverte et clôturée) sur une même journée.Clôturez toujours votre caisse à la fin d'une session de vente et ne jamais laissez jamais une caisse ouverte sans activité.
Avant la fermeture, il est obligatoire de contrôler le fond de caisse, c'est à dire vérifier que le montant en espèce reçu est identique à celui indiqué dans le journal courant (X de caisse) et dans le cas contraire trouver la cause de l'erreur et saisir si besoin une opération compensatrice (écart, prélèvement personnel, paiement de facture...)
En cas d'utilisation d'un terminal CB, il est également judicieux de contrôler que la somme totale encaissée par ce biais est conforme à celle fournie par le boîtier à la fin de la journée.
Toute opération non justifiée ou omise, même par négligence, peut être considérée par l’administration fiscale comme de la fraude fiscale, avec l’ensemble des redressements et sanctions, y compris pénales, qui peuvent en découler.
La clôture de caisse entraîne l’édition d'un récapitulatif journalier (Z de caisse). Son contenu est définitif et tous les enregistrements comptables pour la journée sont irréversibles.
- Ventilation des recettes : montants et taux de TVA
- Mode de règlement des clients : espèces, chèques, cartes de crédit, chèques déjeuner, etc.
- Détail des apports / sortie espèces : prélèvements personnels, paiements de factures, etc.
- Liste des tickets de la journée
Contrôle des ventes
Chaque vente (y compris les annulations) possède un numéro unique (et chronologique) correspondant à un ticket de caisse, pièce comptable inaltérable et archivée.Il ne faut donc jamais faire de ticket de caisse factice.
En cas de contrôle fiscal, il faut être en mesure de présenter le détail des articles vendus.