Ouvrir, utiliser et clôturer une caisse

Cet article vous explique comment utiliser la caisse lors d'une session de vente et comment la clôturer correctement à la fin de la vente.

 

Démarrer une session de vente

Allez dans le module "Caisse" puis cliquez sur "Démarrer une caisse".



Choisissez une caisse qui n'est pas déjà en cours d'utilisation, puis le point de vente souhaité.

 

Paramètres, fond et X de caisse

Au clic sur l’icône « Paramètres » en haut à droite, une fenêtre apparaît.



Elle permet :

• de changer de point de vente si plusieurs sont définis
• de changer la date de facturation (Z) si la date du jour ne correspond plus à celle de l'ouverture
• de personnaliser la couleur de votre interface
• de visualiser les fonds à l'ouverture et en cours
• d'accéder aux ventes de la journée (X)
• de modifier le fond de caisse courant

Si vous cliquez sur "Modifier le fond", vous accédez à une fenêtre où vous pouvez saisir des opérations.


 

Ces opérations de caisse sont de 4 types :

• Ajout / retrait
• Écart
• Charge
• Autre prélèvement

A la clôture de la caisse, ces opérations sont enregistrées en comptabilité dans les versements sous un type « Opérations de caisse ».
Ces versements s’exportent en comptabilité depuis le compte caisse (53 par défaut).

Si vous cliquez sur "Afficher le X", vous accédez à votre X de caisse.

Recherche et affichage des produits

 

Par défaut, tous les produits du catalogue s'affichent sur la partie centrale de l'écran et il est ensuite possible de les restreindre par secteur (au clic sur le libellé) et d'affiner la recherche par produit / référence.
Chaque produit est affiché avec son nom, sa photo (si présente, sinon celle du producteur, sinon celle du local par défaut), sa référence et conditionnement, son prix et unité de vente.
Un clic sur la vignette du produit l'ajoute automatiquement sur le ticket en cours (ou ajoute une quantité supplémentaire si déjà présent dans la liste des produits du ticket).
 

L'ordre d'affichage des produits sur la caisse : 
1. les produits sont d'abord regroupés par secteur produit (les familles ne sont pas prises en compte)
2. dans chaque secteur, les produits sont triés par ordre alphabétique par rapport à leur dénomination (sauf si un ordre est renseigné sur la fiche produit, alors c'est d'abord l'ordre qui est pris en compte puis la dénomination du produit).

 

Au survol sur la vignette d'un produit, le nom du produit est affiché avec le nom du producteur.



 

Affichage des tarifs et calcul des remises

Les tarifs des produits sur la caisse sont initialisés avec la gamme tarifaire du client par défaut de la caisse si il en possède une.

La gamme tarifaire d'un client identifié n'est pas prise en compte sur la caisse. 

Si une remise est paramétrée sur le client par défaut associée à la caisse ou sur un client identifié , la remise s'applique lorsque le produit est ajouté au ticket. Le prix remisé est affiché dans la fenêtre de modification du produit.

Tous les types des remises (Catalogue, Secteur, Fournisseur et Produit) sont prises en comptes sur la caisse. Si le client est concerné par plusieurs remises alors c'est l'ordre de priorité des remises qui définira la remise à appliquer.
Si une remise est paramétrée sur le compte client par défaut de la caisse et qu'un client identifié a également une remise, les 2 ne se cumulent pas.

Lors du choix du client dans la liste, si des remises sont paramétrées pour le compte qui est sélectionné et/ou pour le compte qui était déjà sélectionné, une fenêtre d'alerte "Modification des tarifs" apparaît afin de valider ou non la mise à jour des tarifs sur les produits déjà ajoutés au ticket.
En cliquant sur Confirmer, les tarifs seront remis à jour pour les produits déjà ajoutés au ticket. 
En cliquant sur Annuler, le client choisi est bien sélectionné mais les tarifs des produits déjà ajoutés au ticket ne sont pas recalculés. Pour les produits ajoutés ensuite au ticket, les tarifs appliqués dépendront du client sélectionné (si ce dernier a une remise, celle ci sera bien prise en compte).




En cas de promotion paramétrée sur un produit, le pourcentage de promotion est affiché directement sur la vignette du produit. 
Le prix avec la promotion apparaît, ainsi que le prix hors promotion qui apparaît rayé. 



 

Navigation entre les tickets

Le menu permet de manipuler et de visualiser les tickets répartis entres les trois états ci-dessous :

• + : créer un nouveau ticket
• En cours : le ticket courant et son numéro
• En attente : liste des tickets en attente (et leur nombre)
• Cloturé(s) : liste des tickets clôturé(s) (et leur nombre)

Au clic sur l'édition d'un ticket « En Attente », il devient celui « En cours ».
Un ticket « Clôturé » ne peut plus être édité mais il est possible de l'annuler (avec création d'un ticket d'avoir automatique) afin de ré-ouvrir une copie éditable.

Modification d'un produit du ticket

Au clic sur l'édition de la ligne produit d'un ticket en cours, il est possible de modifier la commande pour ajuster le prix (ou d'appliquer une remise), la quantité ou le poids du produit.
Le nom du producteur pour ce produit est également indiqué sur cette fenêtre de modification.

Cette fenêtre peut apparaître automatiquement au clic sur le produit si celui ci est géré avec un prix au kilo. 
Cette option peut être activée sur demande depuis votre formulaire d'assistance.

 

Règlement du ticket « En cours »

Au clic sur le bouton « Régler » en bas du ticket, on accède au règlement avec ses détails :

• le numéro du ticket
• le point de vente
• le compte de facturation du ticket, par défaut celui indiqué dans les paramètres généraux de la caisse mais il est possible de le modifier sur le ticket (ou ajouter un nouveau client)
• le libellé par défaut du ticket
• l'option d'impression par défaut qui peut-être activée ou désactivée

• le montant total du ticket
• la saisie d'une remise sur le total en % (NB : si des versements sont déjà effectués, il n'y a plus la possibilité de faire)
• le montant après remise
• le montant du versement, par défaut il propose le restant dû et peut être inférieur, supérieur ou égal au total
• le reste à payer, différence entre le total et la somme des versements déjà enregistrés
• le rendu en monnaie dans le cas d'un paiement en espèce où on dépasse le montant total de la commande.

Trois modes de paiement sont proposés en raccourci direct : Espèce, Carte bancaire, Chèque
La liste des différents versements enregistrés s'affichent en dessous du ticket, avec possibilité de les supprimer, et un bouton « Régler » permet de clôturer le ticket.

Exemple

Soit une commande d'un montant de 50€ et le client souhaite faire deux versements :

• 10€ en bon d'achat
• 40€ en carte bancaire

Il faut d'abord saisir le montant de 10 dans le champ «Versement » :

Puis sélectionner le mode de paiement : « Bon d'achat », celui-ci s'affiche alors en dessous dans la liste des versements :

 

Le restant dû de 40.00 est recalculé automatiquement dans le champ « Versement », il suffit de choisir le second mode de paiement « Carte bancaire » pour enregistrer le deuxième versement.
NB : en cas de paiement supérieur en espèce, la différence entre le montant des versements et le montant total est indiqué sur le « Rendu »

Dès que le ticket est entièrement réglé :

• la liste des modes de paiement disparaît et les versements saisis s’affichent en dessous
• un bouton « Terminer » apparaît pour clôturer le ticket

 

Clôturer la caisse

A la fin de chaque session de vente, il est obligatoire de clôturer la caisse.
Cette action n'est possible que si le ticket courant est vide et qu'il n'y en a plus aucun en attente.

 Avant de clôturer, assurez-vous d'avoir une connexion internet stable. Cliquez sur le bouton "Clôturer".



Lors de la clôture, les actions suivantes sont exécutées :

• Les tickets sont enregistrés dans la gestion des commandes et les factures / versements associés dans la comptabilité (avec pointage automatique).
• Tous les tickets édités sont sauvegardés dans les « états » des commandes et un ticket Z est généré par jour d’ouverture.

 

NB : le processus de clôture peut être assez long en fonction de votre connexion, il faut attendre le retour du message de confirmation :


NB : une même caisse peut être ouverte et clôturée plusieurs fois dans la même journée, tous les opérations à là même date se cumuleront sur le même Z.
 

Oubli de clôture de caisse

Si vous avez malheureusement oublié de clôturer une caisse à la fin de la journée, une alerte apparaît :



Il est alors recommandé de cliquer sur "Clôturer la caisse" afin de terminer proprement la vente du jour passé. Vous pourrez rouvrir la caisse pour votre vente du jour dans un second temps.

Si vous choisissez de "conserver le Z en cours", alors vous verrez apparaître un bandeau d'alerte en haut de l'écran.

Dans cette utilisation particulière, toutes les nouvelles ventes sont cumulées sur le Z d'ouverture de la caisse. Cette fonctionnalité ne devrait être utilisée que pour finaliser les tickets en cours et/ou en attente de la veille. Il est fortement déconseillé d'en avoir un usage prolongé pour une nouvelle journée de vente.