Comment annuler ou rééditer une facture ?
Comment annuler une facture ?
Aujourd'hui, vous pouvez annuler une ou plusieurs factures dans le module "Comptabilité" :Lorsque vous annulez une ou plusieurs factures, vous rencontrez deux cas de figure :
- Soit en cliquant sur l'icône en bout de ligne de la facture concernée
- Soit en cochant la ou les factures concernées et en choisissant l'action "Annuler les factures" dans le menu déroulant "Sélectionnez une action"
Lorsque vous annulez une ou plusieurs factures, vous rencontrez deux cas de figure :
- La ou les factures sont les dernières dans l'ordre chronologique et/ou elles n'ont jamais été téléchargées, envoyées ni exportées. Dans ce cas, on propose deux options :
- L'annulation de cette ou ces factures : la ou les factures annulées seront conservées et une facture d'avoir sera générée à la date choisie.
- La suppression définitive de cette ou ces factures, sans génération de facture d'avoir
- La ou les factures ne sont pas les dernières dans l'ordre chronologique et/ou elles ont déjà été téléchargées, envoyées ni exportées. Dans ce cas, on propose une seule option :
- L'annulation de cette ou ces factures : la ou les factures annulées seront conservées et une facture d'avoir sera générée à la date choisie.
Attention, la date de l'avoir doit elle aussi respecter l'ordre chronologique de facturation.
Exemple : ma dernière facture est la n°118, elle est en date du 02/02/2023.
J'annule la facture n°115 en date du 15/12/2022 : la date de l'avoir ne pourra pas être antérieure au 02/02/2023.
Suite à l'annulation ou à la suppression, les lignes de commandes de la facture annulée sont réouvertes et il possible de les modifier dans le module "Commandes".
Où visualiser les factures annulées et les avoirs associés ?
Dans le module "Comptabilité", cliquez sur le bouton "Filtrer" et choisissez l'état "Annulées".
A l'écran s'affichent les éléments suivants :
- Les factures annulées : elles sont inchangées et sont toujours positionnées à leur date initiale de génération
- Les factures d'avoir associés : elles apparaissent avec le même montant en négatif et sont positionnées à la date choisie au moment de l'annulation
Exemple :
Ma dernière facture est la n°118, elle est en date du 02/02/2023.
J'annule la facture n°115 en date du 15/12/2022 et je choisis une date de génération d'avoir au 02/02/2023.
La facture d'avoir n°119 est créée.
Comment éditer (modifier) une facture qui vient d'être générée ?
Toute nouvelle facture, tant qu'elle n'a pas été téléchargée, envoyée ou exportée, peut être éditée (modifiée).Si besoin, utilisez le symbole en bout de ligne de la facture afin de la visualiser sans la télécharger.
Utilisez l'icône en bout de ligne de la facture afin d'ouvrir la fenêtre de détail, qui vous permet de modifier :
- La date de facture, qui peut être positionnée sur une date antérieure (tant que vous respectez l'ordre du chronologique de facturation) ou à une date postérieure
- La date d'échéance
- L'intitulé de la facture (qui apparait sur la facture du client)
- La description de la facture (qui apparait sur la facture du client)
- La raison sociale sociale ou l'adresse du client : afin de modifier la raison sociale ou l'adresse du client, faites-le directement dans sa fiche membre. Tant que la facture n'est pas encore téléchargée, envoyée ou exportée, la raison sociale et l'adresse seront mises à jour sur la facture automatiquement.
Comment rééditer une facture existante ?
Une facture qui a déjà été téléchargée, envoyée ou exportée ne peut plus être éditée.Toutefois, il est possible d'utiliser la fonctionnalité de réédition.
Cliquez sur l'icône afin d'ouvrir la fenêtre de détail de facture, puis cliquez sur le bouton "Rééditer la facture".
Un message d'alerte s'affiche afin de vous expliquer les conséquences d'une réédition de facture :
Voici le détail des explications :
- La facture courante sera annulée et un avoir sera créé : vous pourrez retrouver cette facture annulée et l'avoir associée dans le module Comptabilité, en cliquant sur le bouton "Filtrer" et en filtrant sur l'état "Annulées".
- Les éventuels pointages des versements seront perdus : si des versements étaient pointés sur la facture, seul le pointage sera perdu. Les versements, eux, ne seront pas supprimés.
- Une nouvelle facture avec un nouveau numéro sera créée à la date du jour (et non à la date de l'ancienne facture).
Sur cette nouvelle facture créée, vous pourrez faire les modifications suivantes en cliquant sur l'icone en bout de ligne :
- La date de facture, qui peut être positionnée sur une date antérieure tant que vous respectez l'ordre du chrono de facturation, ou à une date postérieure
- La date d'échéance
- L'intitulé de la facture (qui apparaitra sur la facture du client)
- La description de la facture (qui apparaitra sur la facture du client)
- La raison sociale sociale ou l'adresse du client : afin de modifier la raison sociale ou l'adresse du client, faites-le directement dans sa fiche membre. Tant que la facture n'est pas encore téléchargée, envoyée ou exportée, la raison sociale et l'adresse seront mises à jour sur la facture automatiquement.
Les éléments de cette nouvelle facture ne seront plus modifiables dès que celle-ci aura été téléchargée, envoyée ou exportée.