Module de suivi des livraisons

Ce module est inclus dans l'offre Socleo plateforme, et commercialisé sous forme de module complémentaire pour les producteurs et transformateurs équipés d'une offre Socleo Gestion.
Pour en connaître les modalités d'activation, contactez l'équipe Socleo via votre formulaire d'assistance.

 

Principe

Le suivi des livraison vous permet d'avoir accès à deux écran dédiés :

  • Un écran (conçu pour une utilisation sur mobile) qui permet de suivre un tournée de livraison en temps réel afin de :
    • Noter les observations et les réserves émises pendant la livraison
    • Indiquer les caisses consignées déposées et reprises chez chaque client
    • Faire signer la personne réceptionnaire lors de la livraison
    • Envoyer automatiquement un justificatif de livraison au client
  • Un écran permettant de voir l'état d'avancement de toutes vos tournées entamées
 

Paramétrage

Les paramètres du suivi des livraisons se renseignent dans Paramétrage > Livraisons > Suivi des livraisons.




Vous pouvez activer le "Suivi des emballages réemployables" pour gérer les caisses consignées déposées et reprises chez vos clients au moment de la livraison (consulter l'aide en ligne dédiée)

Ensuite, vous pouvez paramétrer l'envoi du justificatif de livraison, qui se fait dès que vous validez le livraison de chaque client, dans le champ "A la validation d'une livraison" :
  • Ne pas envoyer le justificatif : à la validation de la livraison, le justificatif de livraison est généré (et conservé dans l'écran de suivi des tournées), mais ne sera pas joint au mail envoyé au client.
  • Envoyer mail un justificatif simple : à la validation de la livraison, le justificatif de livraison est généré et joint au mail envoyé au client (voir ci-dessous pour paramétrer qui les contacts le recevront)
  • Envoyer par mail un justificatif avec un bon de livraison : à la validation de la livraison, le justificatif de livraison est généré et envoyé par mail au client avec le bon de livraison (voir ci-dessous pour paramétrer les contacts qui le recevront)

L'option "Joindre le BL au justificatif de livraison pour ce groupe" est facultative et apparait uniquement si vous avez coché la dernière option précédente. Vous pouvez alors choisir de joindre le BL au justificatif de livraison uniquement pour un groupe de client qui acceptent de recevoir le BL de façon dématérialisé. Pour les clients qui ne font pas partie de ce groupe, vous aurez quand même la possibilité de choisir de leur envoyer aussi le BL au moment de la livraison : une option à cocher sera présente.

Vous pouvez ensuite personnaliser le "Sujet du mail envoyé au client lors de la validation de la livraison" et ainsi que son "Contenu" (voir ci-dessous pour paramétrer les contacts qui le recevront).

Vous pouvez enfin saisir une "Adresse mail en copie" : cette adresse mail sera mise en copie de tous les messages envoyés à chaque client lors de la validation d'une livraison. Si vous souhaitez en mettre plusieurs, séparez-les par un point-virgule sans espace.
 

Saisir les contacts et les réceptionnaires pour chaque client

Adresses qui recevront le mail de validation d'une livraison

Pour chaque client, plusieurs adresses recevront le mail de validation d'une livraison, auquel peuvent être joints (selon les options cochées) le justificatif de livraison et le bon de livraison :
  1. L'adresse mail principale renseignée sur la fiche membre d'un client (dans le bloc "Coordonnées")
  2. La ou les adresses mails secondaires renseignées dans le bloc "Messages" sur le fiche membre du client
  3. Les adresses renseignées dans le bloc "Contacts" avec une notification de type "Notification des commandes" renseignée


 

Réceptionnaire

Pour chaque client, vous pouvez saisir un ou plusieurs réceptionnaire(s). Il s'agira des personnes identifiées qui signeront électroniquement le justificatif de livraison. Vous aurez également la possibilité de les renseigner au moment de la livraison, juste avant de les faire signer.

Pour ajouter un réceptionnaire, allez dans la fiche membre du client dans la partie "Contacts" et renseignez un contact de type "Réceptionnaire".

A noter : les réceptionnaires peuvent uniquement être sélectionnés pour identifier qui a signé le document, mais ne reçoivent pas les justificatifs de livraison. Il n'est donc pas utile de renseigner une adresse mail.

 

 

Suivi des livraisons

Accéder à l'écran dédié

Pour suivre vos livraisons, allez sur le sous-menu "Suivi livraisons" : au clic, un écran dédié s'ouvre, conçue pour une utilisation sur mobile.

Astuce : vous pouvez créer un raccourci vers cet onglet pour y accéder plus facilement, par exemple sur votre téléphone lorsque vous faites vos tournées de livraison.



 

Choix de la tournée

Choisissez d'abord la date de livraison puis la tournée (que vous devez avoir créée au préalable).


Si vous choisissez une date dans le futur (autre que la date du jour) alors le bouton ne permet pas de démarrer la tournée mais seulement de la prévisualiser pour la préparer. 



Un message apparaît pour le rappeler.




 

Clients

Une fois ces informations validées, tous les clients concernés par cette date et par cette tournée de livraison apparaissent, dans l'ordre de la tournée. Le nombre de colis est indiqué.
Cliquez sur la flèche à droite pour d'accéder à l'écran de validation de la livraison d'un client.


 

Validation d'une livraison

Sur l'écran de validation d'une livraison pour un client, chaque bloc vous permet de saisir des informations :
  • Informations sur le client : en plus de l'adresse de livraison du client, vous pouvez saisir des observations qui apparaitront sur le justificatif de livraison.
  • Produits : vous y visualiser les produits livrés. L'icône   vous permet d'ajuster le nombre de colis.
  • Emballages : ce bloc apparait si vous gérez les emballages réemployables. Vous pouvez y saisir les caisses consignées déposées et reprises pendant cette livraison.
    • Avant livraison : champ non saisissable qui indique combien d'emballages présents chez le client avant votre livraison (apparait uniquement si le suivi de stock chez le client est activé pour ce type d'emballage)
    • Déposé : champ saisissable, où vous pouvez venir saisir le nombre d'emballages déposés ce jour
    • Récupéré : champ saisissable, où vous pouvez venir saisir le nombre d'emballages récupérés ce jour
    • Après livraison : champ non saisissable qui indique combien d'emballages il reste chez le client après votre livraison du jour (apparait uniquement si le suivi de stock chez le client est activé pour ce type d'emballage)
  • Réserves : ce bloc apparait uniquement si le module de gestion des demandes est activé sur votre site. Vous pouvez y saisir des réserves qui apparaitront sur le justificatif de livraison. Ces réserves resteront consultables dans le module de gestion des demandes.

 
 
  • Réception : ce bloc vous permet d'identifier la personne qui réceptionne la livraison. Choisir le ou la réceptionnaire dans liste, ou bien cliquer sur le bouton "Ajouter" pour en ajouter une nouvelle personne.
    • Option "Joindre le bon de livraison" : elle est précochée sur le client accepte de recevoir le bon de livraison de façon dématérialisé, avec son justificatif de livraison (voir paramétrage).
    • Signature : cliquez ensuite sur le bouton "Signature" afin d'ouvrir un encart où le réceptionnaire pourra signer électroniquement sur écran tactile.


 

 

Enregistrement des données

Si vous quittez la livraison d'un client sans l'avoir validé pour revenir sur l'écran précédent tournée, et que vous revenez ensuite sur la livraison de ce client, les éléments que vous avez saisis (observations, nombre de colis, emballages réemployables déposes/repris, réserves, réceptionnaire, signature) sont conservés. En revanche, si vous quittez la tournée ou la mettez en pause (voir paragraphe suivant), les éléments saisis seront perdus.

Après la validation d'une livraison client, vous revenez à l'écran avec la liste des clients pour lesquels vous n'avez pas encore validé la livraison. Si vous cliquez sur la flèche de retour arrière en haut à gauche, vous mettrez la tournée en pause. Les livraisons déjà validées seront enregistrées.

 

Répercussion sur les commandes

A chaque fois qu'une livraison est validée, l'état "Livré" apparait en bout de ligne de la commande, sur l'écran de gestion des commandes.

 

Suivre vos tournées

Accès au module

Le module de suivi des tournées de livraisons permet de visualiser l'état d'avancement des tournées de livraisons. Vous pouvez y accéder en cliquant sur le menu "Suivi tournées".

 

Ecran des tournées

Sur l'écran principal, vous pouvez visualiser les tournées entamées en fonction de la période de dates sélectionnée en haut l'écran.
Dans le bloc gris, vous avez accès à deux boutons d'action :

  • Le bouton "Filtrer" vous permet de filtrer par tournée sauvegardée et par état
  • Le bouton "Exporter" vous permet d'exporter les éléments au format .ods ou .csv


Le tableau présente :

  • La date de la tournée
  • Sa désignation
  • Son état (En pause / En cours / Terminée )
  • Les points de livraison livrés / Les points de livraison totaux
  • L'icône   vous permet d'accéder au détail d'une tournée
  • L'icone vous permet d'annuler une tournée de livraison. Cela est possible seulement si la tournée est en pause et n'a aucun point de livrés, dans les autres cas l'option n'est pas proposée.
     

 

Détail d'une tournée

Sur le détail d'une tournée, vous pouvez visualiser en haut de l'écran son libellé, ainsi que son heure de début, son heure de fin si elle est terminée, et son état.

En-dessous, dans le bloc gris, vous avez accès à plusieurs éléments :
  • A droite, le montant total de la commande ainsi que son poids
  • Au milieu, les points de livraison livrés / Les points de livraison totaux
  • A gauche, le bouton "Exporter" vous permet d'exporter les éléments au format .ods ou .csv

Un bouton "Télécharger les justificatifs de livraison"  permet de télécharger en un seul fichier tous les justificatifs de livraison des points livrés ( le bouton n'est  visible que si au moins un point est livré)

Le tableau présente :
  • Le nom de chaque client
  • Le détail de la commande :
    • Montant
    • Poids
    • Observations saisies
  • L'état de la livraison
    • Orange : en cours
    • Vert : validée (avec l'heure de validation)
  • Les éditions
    • Le BL (bon de livraison) lié à cette commande,même s'il n'a pas pas été envoyé avec le justificatif
    • Le JL (justificatif de livraison), même si celui-ci n'a pas été envoyé
    • Le statut "Envoyé" s'affiche lorsque le justificatif de livraison a été envoyé au client