Exporter et importer les membres

Vous pouvez travailler votre base membres sur tableur (Excel, Libre Office, Open Office, Only Office ou autre) afin de créer de nouveaux clients et fournisseurs ou de modifier des comptes existants.

 

Exporter le fichier

Il est recommandé de créer au moins un premier client et un premier fournisseur manuellement afin d'avoir un début de trame avec les éléments à compléter.

Cliquez sur le bouton « Exporte membres » dans le module Membres afin d'obtenir dans la trame d'export et d'import.
Vous avez le choix entre deux extensions de fichier :
  • Feuille de calcul OpenDocument (*.ods)
  • Comma-separated Values (*.csv)



Nous vous recommandons de choisir le format .ods pour un meilleur affichage des caractères spéciaux.
Ce type de fichier peut être ouvert avec Excel d'autres applications comme Libre Office, Open Office ou Only Office.

Le fichier .csv peut être ouvert avec Libre Office afin d'éviter tout problème d'encodage. Pour l'ouvrir, vous pouvez suivre la procédure ci-dessous.
En double-cliquant sur le fichier, la fenêtre de réglages ci-dessous apparaît. Il est important de régler le séparateur sur « Point-virgule » et le jeu de caractères sur « Unicode (UTF-8) ».

 

Si vous ouvrez le fichier avec Excel, sachez que cette application convertit les nombres de plus de 10 chiffres en notation scientifique (exemple : 3770000451788 devient 3,77E+12). Cela peut alors engendrer des erreurs de l'import, en modifiant des données sans que vous le vouliez. Pour éviter ce comportement, sur les champs susceptibles de contenir un nombre de plus de 10 chiffres (référence, SIRET, code service, etc..), un astérisque est ajouté automatiquement avant la valeur, afin que l'application Excel n’interprète pas la notation scientifique. Lors de l'import du fichier, le logiciel supprimera automatiquement cet astérisque.

 

Remplir le fichier d'import

Consultez l'aide en ligne dédiée : cet article vous explique comment remplir le fichier d'import des membres, quelles sont les colonnes obligatoires et les valeurs acceptées.


Importer le fichier

Après avoir enregistré votre fichier, cliquez sur le bouton "Import membres" en haut de page du module "Membres".
Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur et cliquez sur "Valider".



Après validation, un bilan d'import s'affiche et vous permet d'identifier les éventuelles erreurs.