Gestion des adhésions

La gestion des adhésions permet de faciliter la collecte des cotisations auprès des membres d'une association.
Il est ainsi possible d'identifier les clients qui ont adhéré à l'association ou encore paramétrer la validation automatique de l'adhésion lorsque le client règle son adhésion à la commande.

Paramétrage du programme d'adhésion

Tout d'abord, il faut activer la fonctionnalité dans Paramétrage > Services > Membres > Suivi des adhésions. 




Ensuite, pour paramétrer un programme d'adhésion il faut :

• Créer un nouveau produit "Adhésion" (Attention, le nom donné au produit sera affiché au client sur le récapitulatif de sa commande).
  Sur ce produit, le champ "Prix de vente" doit être renseigné avec un montant correspondant à la valeur d'une adhésion.
  Dans le champ "TVA" il faut renseigner "Non assujetti".
  Dans le champ "Catégorie technique" il faut renseigner "Adhésion".
  Ce produit doit toujours rester indisponible.

• Dans Paramétrage > Membres, il faut ensuite renseigner la partie "Gestion des adhésions":  
  • Message : Message affiché pour les adhérents en retard dans le règlement de leur cotisation.
  • Durée d'une adhésion : Ce champ est facultatif. Lorsqu'il est renseigné, il permet d'identifier plus facilement les clients pour qui l'adhésion arrivent à expiration. 
  • Produit d'une adhésion : rechercher le produit "adhésion" créé au préalable.
  • Bloquer la commande si l'adhésion n'est pas valide : Permet de forcer le client à régler l'adhésion pour pouvoir valider sa commande.

La recherche n'affiche que les produits portant la catégorie technique "Adhésion".
Si la recherche ne retourne rien, il est nécessaire de contrôler que ce champ est bien renseigné sur la fiche du produit adhésion.

 Description de l'adhésion par un client

Une fois le programme d'adhésion paramétré, le client aura accès à des actions supplémentaires sur le récapitulatif.
Si le client n'est toujours pas adhérent, le message d'information s'affiche et il a la possibilité de régler son adhésion en cliquant sur le bouton "Ajouter l'adhésion à la commande" ou en cochant la case dédiée dans Programme d'adhésion.
Il voit alors l'adhésion être ajoutée au récapitulatif de la commande.
Lors de la validation de la commande, si celle-ci contient le produit d'adhésion, le client sera automatiquement marqué comme adhérent.

 

Gestion des membres et des adhésions

Depuis l'écran des membres, dans l'onglet "Général", un filtre permet d'identifier les membres qui ne sont pas adhérents.


Un onglet "Adhésion" est également présent. Dans cet onglet, seul les membres adhérents sont affichés.
Si une durée d'adhésion est renseignée dans le paramétrage, pour chaque adhérent, en plus de la date de début d'adhésion, la date de fin d'adhésion est également affichée.
Il est possible d'affiche les clients selon la date de début ou la date de fin d'adhésion (Par exemple, identifier tous les membres avec une adhésion qui début en juillet)

Validation manuelle des adhésions

Dans le cas où la validation automatique des adhésions n'est pas encore paramétrée, il reste possible d'identifier les clients qui ont commandé un produit d'adhésion proposé dans le catalogue.
La recherche s'effectue dans l'écran de gestion des membres, dans l'onglet "Commandes", via un filtre.



Il est ensuite possible de valider l'adhésion de ces clients via un l'action pour la sélection "Valider l'adhésion".
 

Adhésion annuelle : procédure pour obliger vos clients à reprendre l'adhésion en début d'année

En janvier de l'année N, si vous souhaitez obliger l'ensemble de vos clients à reprendre une adhésion, voici la procédure à suivre.

• Dans les paramétrages de votre site > section "Membres", assurez-vous que l'option "Bloquer la commande si adhésion non à jour" est bien cochée et que la durée de votre adhésion est de 1 année.
  Cela permet de forcer tous les clients non à jour de leur adhésion à payer leur cotisation annuelle.
  
  Reste à traiter les membres qui ont payé leur cotisation au cours de l'année N-1, car l'adhésion étant sur une année glissante, ils peuvent encore commander.
• Dans le module Membres, cliquez sur l'onglet Adhésion et choisissez les options d'affichage suivantes : Date de fin (au lieu de Date de début) + Période de temps libre du 01/01/N au 31/12/N
  Cela permet d'afficher tous les membres qui ont pris leur adhésion au cours de l'année N-1.
• Sélectionnez les membres et dans "Sélectionnez une action", cliquez sur "Invalider leur adhésion"
  A la prochaine commande, ils seront obligés de payer leur adhésion de l'année N à venir.

Invalidation automatique des adhésions

Ce comportement est actif dans le cas ou une durée de validation à été renseigné dans le paramétrage des adhésions.
Si aucune durée d'adhésion n'a été configurée, les adhésions ne seront jamais invalidées automatiquement.

Chaque jour, les adhésions qui dépassent leur date de fin d'adhésion seront automatiquement retirées des membres adhérents.