Rapprocher les commandes à des lots

Contactez le support Socleo pour connaître les modalités d'activation du module de stock et du suivi par lot.

 

Fonctionnement

Lorsqu'un produit est géré en stock par lot (consultez l'aide en ligne dédiée), chaque lot dispose d'informations qui lui sont propres :
  • date de réception
  • fournisseur
  • tarif d'achat
  • traçabilité (numéro de lot et DLC/DDM).

Le rapprochement lot/commande est une étape critique pour garantir la traçabilité sanitaire et la rotation correcte des stocks (FIFO).
Cette étape assure que chaque commande client soit associée au lot exact expédié. Cette action permet :
  • De propager les informations du lot sur la commande
  • De décrémenter la quantité du bon lot

Il est donc nécessaire de rapprocher chaque commande à ses lots.

Selon votre flux logistique, 3 stratégies de rapprochement s'offrent à vous :
  1. Rapprochement automatique : idéal pour les préparations immédiates sur stock disponible.
  2. Rapprochement massifié : optimal pour la régularisation a posteriori ou les préparations différées.
  3. Rapprochement manuel : pour le traitement d'exceptions ou les commandes spécifiques
 

Rapprocher les commandes

1. Rapprochement automatique

Le rapprochement automatique lors de la saisie de commande est adapté si vous détenez déjà les lots en stock au moment où vous saisissez les commandes pour vos clients.

Choisissez votre option dans Paramétrage > Stock > Rapprochement stock par lot :
  • Aucun : aucun rapprochement n'est effectué lors de la saisie d'une commande par vos soins
  • Automatique sans dissociation : à la saisie d'une commande par vous ou vos collaborateurs, les commandes seront automatiquement rapprochées sur un lot qui a suffisamment de quantités disponibles pour honorer l'intégralité de la commande, en appliquant strictement la règle FIFO (First In, First Out). Le système privilégie automatiquement l'écoulement des lots les plus anciens pour minimiser les risques de perte (péremption).
  • Automatique avec dissociation : à la saisie d'une commande par vous ou vos collaborateurs, les commandes seront automatiquement rapprochées sur les lots en suivant strictement le principe du FIFO (écoulement prioritaire des lots les plus anciens). Une commande d'un produit pourra donc être dissociée et répartie sur plusieurs lots.


 

Note : Ce processus automatique ne s'applique qu'aux commandes saisies en interne.
Les commandes saisies par vos clients dans la boutique virtuelle requièrent un traitement spécifique (voir le rapprochement massifié).

 

2. Rapprochement massifié

Cette méthode permet de traiter les retards de saisie ou d'attendre la réception physique des marchandises avant d'affecter les lots. Elle inclut des outils de gestion de conflits pour les cas de ruptures partielles sur un lot.


Allez dans l'écran Stock > État de stock.




Pour afficher uniquement vos produits gérés en stock par lot, vous pouvez cliquer sur le bouton "Filtrer."
Dans le champ "Type de stock", sélectionnez "Par lot" puis validez.




Ensuite, cochez les produits souhaités et dans le menu déroulant "Sélectionnez une action", choisissez "Rapprocher les lots".



Dans la fenêtre qui s'ouvre, plusieurs options sont disponibles :

  • Rapprocher toutes les sorties jusqu'au : choisissez la date de livraison jusqu'à laquelle vous souhaitez que les commandes client soient rapprochées
    • Exemple : si on choisit le 31/03/2026, toutes les commandes client non rapprochées jusqu'au 31/03/2026 pourront être rapprochées. Les commandes au-delà de cette date ne seront pas concernées.
  • Option de rapprochement en cas de blocage :
    • Prévisualisation avec rapprochement manuel : le traitement indique l'endroit du blocage et vous pouvez choisir le meilleur rapprochement pour résoudre le conflit (voir exemple ci-dessous)
    • Prévisualisation avec dissociation automatique : le traitement effectue une dissociation automatique sur les sorties bloquantes afin de rapprocher un maximum de commandes (voir exemple ci-dessous)
  • Option "Rapprocher les expéditions par fournisseur" : si les lots d'une même référence sont issus de plusieurs fournisseurs, le rapprochement est proposé de façon distincte par fournisseur
 


Cliquez sur "Rapprocher" pour ouvrir la fenêtre de prévisualisation.
 

Mode assisté (prévisualisation avec rapprochement manuel)

La capture ci-dessous présente un exemple de rapprochement du produit "Tomme aux fleurs", en rapprochement manuel.

Le lot le plus ancien, entré en stock le 02/03/2026 dispose de 20 unités. Il faut cliquer sur "Rapprocher 20 unités" sur la ligne de commande client souhaitée.

Ensuite, il faudra répéter l'opération pour rapprocher manuellement les lots les uns après les autres.

 
 

Mode éclaté automatique (prévisualisation avec dissociation automatique)

La capture ci-dessous présente le rapprochement du produit "Tomme aux fleurs", en dissociation automatique.

Les lots sont écoulés les uns après les autres, en partant du plus ancien. La commande d'un même client est rapprochée à plusieurs lots.
Il faut simplement cliquer sur "Appliquer" pour valider la répartition des lots sur les commandes.

 
 
Dissociation impossible
Cas de rupture totale : Si le cumul des stocks disponibles est inférieur à la demande client, le rapprochement (même éclaté) est bloqué.
Une intervention manuelle (réception de stock ou ajustement de commande) est requise.

La capture ci-dessous présente le rapprochement du produit "Tomme aux fleurs", en dissociation automatique.
Le dernier lot disponible dispose de 20 unités. Cela n'étant pas suffisant pour honorer les deux commandes client de 25 unités chacune, la dissociation est donc impossible.

 

3. Rapprochement sur une commande

Ce fonctionnement est adapté lorsque vous avez besoin de rapprocher une commande spécifique à un lot, au cas par cas.

Allez dans le module "Commandes".
Cliquez sur le bouton "Filtrer" et sélectionnez le filtre "Lots non rapprochés".


Les commandes non rapprochées s'affichent à l'écran.

Cliquez sur l'icône  pour rapprocher manuellement une commande à un lot.
Une fenêtre s'ouvre et vous permet de choisir le lot auquel rapprocher la commande.



Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône   pour accéder au détail de la ligne de commande du client.

Dans la fenêtre de détail d'une commande, allez sur l'onglet "Les réceptions". Les lots avec des quantités restantes vous sont proposés.
Vous pouvez choisir le lot auquel rapprocher la commande en cliquant sur le bouton "Rapprocher".

Un lot ne peut être affecté qu'à une ligne de commande entière.
Pour éclater une commande sur plusieurs lots, vous devez préalablement scinder la ligne de commande en plusieurs sous-lignes.

 
Contrôle de conformité DLC/DDM
Le système intègre un contrôle de conformité sur la DLC/DDM du produit.
L'alerte visuelle    vous avertit si la DLC/DDM du lot sera dépassée à la date de livraison du client.
  • Si la DLC (date limite de consommation) est dépassée il n'est pas possible de rapprocher le lot à une commande client (sauf au compte des pertes)
  • Si la DDM (date de durabilité maximale) est dépassée, le rapprochement à une commande client est autorisé (avec un message d'alerte)
 

Annuler un rapprochement

Si vous avez fait une erreur et rapproché une commande à un mauvais lot, voici la marche à suivre pour annuler le rapprochement :
  • Allez dans le module "Commandes", 
  • Cliquez sur l'icône   sur la ligne de commande concernée
  • Dans la fenêtre de détail de la commande, descendez jusqu'à la section "Livraison"
  • Cliquez sur "Annuler le rapprochement" puis sur "Enregistrer"
  • La commande peut être rapprochée à un autre lot