Saisir un inventaire par fichier d'import
Contactez le support Socleo pour connaître les modalités d'activation du module de stock.
L’objectif de l’inventaire est de refléter la situation réelle de votre stock à une date donnée.
Cet article détaille la procédure de saisie via un fichier d'import.
Cliquez ici pour consulter l'aide en ligne sur l'inventaire manuel
La saisie s'effectue depuis l'écran Stock > État de stock.
Exporter le fichier d'inventaire
Par défaut, seuls les produits ayant du stock sont affichés.Cochez "Afficher les produits en rupture" pour inclure les produits en stock nul.
Cliquez sur le bouton "Export inventaire".
Si vous êtes bloqué car tous les lots ne sont pas numérotés, consultez l'aide en ligne dédiée.
Une fenêtre de paramétrage s'ouvre pour choisir le format des quantités exportées :
- Unité : Pré-remplit la colonne « Unités ».
- Colisage livraison : Pré-remplit la colonne « Colisage livraison ».
- Poids : Pré-remplit la colonne « Poids ».
- Vider les valeurs : Exporte la structure du fichier avec des colonnes de quantités vides (pour saisie manuelle totale).
Déduction des besoins nets et des expéditions non rapprochées
Si vous gérez des composants ou du stock par lot, un message d'information apparaît lors de l'export.
Le système ajuste les quantités exportées pour refléter le stock réellement disponible :
- Besoins nets (composants) : Si des commandes de produits finis sont passées sans ordre de fabrication associé, le système déduit les besoins estimés en matières premières du stock exporté.
- Exemple : Vous avez des commandes de « Carottes râpées » non produites. Le stock exporté de « Carottes brutes » sera diminué de la quantité théorique nécessaire.
- Expéditions non rapprochées (stock par lot) : Les commandes clients non encore affectées à un lot spécifique sont déduites du stock des lots, selon la règle FIFO (écoulement prioritaire des lots les plus anciens).
- Exemple : Pour un produit avec 10 unités en stock (Lot A : 5, Lot B : 5) et 7 unités de commandes non rapprochées, l'export affichera : Lot A = 0, Lot B = 3.
Préparer et compléter le fichier
Détail des colonnes
Le fichier obtenu (format .ods ou .xlsx) contient les colonnes suivantes :
| Colonne | Description | Obligatoire pour l'import ? | Modifiable en import ? | Format accepté |
| Référence | Référence du produit | Oui | Non | - |
| Référence EAN13 | Référence EAN13 du produit | Non | Non | - |
| Désignation | Désignation du produit | Non | Non | - |
| Conditionnement | Conditionnement du produit | Non | Non | - |
| Fournisseurs | Fournisseurs principal et secondaires du produit | Non | Non | - |
| Type de stock | Type de stock du produit : "Au produit" ou "Par lot" | Non | Non | - |
| Colisage livraison | Quantités restantes en colis (colisage livraison) | Oui | Oui | Nombre entier |
| Unités | Quantités restantes en unités | Oui | Oui | Nombre entier |
| Poids | Poids restant | Oui | Oui | Nombre jusqu'à 3 décimales |
| Date réception | Date de réception (si type de stock par lot) | Si stock par lot | Oui (création uniquement) | JJ/MM/AAAA |
| Lot | Numéro de lot (si type de stock par lot) | Si stock par lot | Oui (création uniquement) | Chiffres et lettres |
| DLC / DDM | DLM / DMM (si type de stock par lot) | Si stock par lot | Oui (création uniquement) | JJ/MM/AAAA |
Règle de saisie des quantités
Selon la manière dont votre stock est physiquement organisé, vous avez deux modes de saisie possibles dans le fichier :Cas 1 : Saisie simplifiée (une seule colonne)
Utilisez cette méthode si votre stock est homogène ou si vous ne gérez pas de conditionnement complexe.
Remplissez une seule des trois colonnes suivantes selon votre unité de gestion habituelle :
- Soit la colonne « Unités » : Saisissez le nombre total d'unités (ex: 150 cagettes).
- Soit la colonne « Colisage livraison » : Saisissez le nombre total de colis complets (ex: 10 cartons).
- Soit la colonne « Poids » : Saisissez le poids total (ex: 450,500 kg).
Le système calculera automatiquement les équivalences dans les autres colonnes lors de l'import.
Cas 2 : Saisie détaillée (combinaison de colonnes)
Utilisez cette méthode pour une précision maximale, notamment si vous avez des colis entiers et des unités en vrac (dissociées).
Vous pouvez combiner les colonnes pour décrire précisément l'état du stock :
- Colonne « Colisage livraison » : Nombre de colis complets (ex: 10 cartons fermés).
- Colonne « Unités » : Nombre d'unités hors colis (ex: 5 cagettes ouvertes).
- Colonne « Poids » : Le poids résiduel en vrac, s'il ne constitue pas une unité entière (ex: 2,300 kg en vrac).
Exemple concret
Pour un stock de 10 cartons complets + 3 cagettes ouvertes + 1,5 kg en vrac, vous remplirez les trois colonnes simultanément.
Importer le fichier d'inventaire
Sur l'écran d'état de stock, cliquez sur le bouton "Import inventaire".
Une fenêtre s'ouvre, où vous devez choisir :
- Date d'inventaire : sélectionnez la date
- Fichier à importer : sélectionnez votre fichier
- Affecter les manquantes : vous avez la possibilité d'affecter les quantités manquantes au compte client technique dédié aux pertes de stock
Les niveaux saisis doivent refléter les quantités restantes une fois toutes les commandes de la journée expédiées.
Si vous saisissez un inventaire le matin, nous vous recommandons de positionner la date de l'inventaire à la veille
Exemple : si vous inventoriez le 15 avril à 8h, choisissez le 14 avril comme date d’inventaire.
En effet, une saisie d'inventaire fige le niveau de stock à la date sélectionnée, et ce dernier ne sera pas modifié par les mouvements que vous pourriez enregistrer à la même date.
Lorsque vous validez, les quantités seront figées sur les produits à la date d'inventaire choisie.
Spécificités du stock par lot
Inventaire complet requis
Un import pour un produit géré par lot doit contenir tous les lots existants de la référence.Attention : Tout lot absent du fichier d'import sera considéré comme ayant un stock nul et sera automatiquement clôturé.
Recommandation : Pour ajuster seulement quelques lots, privilégiez l'action manuelle « Saisir une perte » plutôt que l'import global.
Création de nouveaux lots
Il est possible de créer de nouveaux lots directement via l'import.Ajoutez simplement une nouvelle ligne avec les informations suivantes :
- Référence : Doit déjà exister dans votre base produit.
- Quantités : Unités, colis ou poids.
- Date réception, Lot et DLC / DDM
À l'import, ces lignes généreront de nouvelles entrées de stock (lots).
Note : Pour visualiser ces créations dans l'historique, filtrez le module Commandes par le mode de saisie « Logistique » (voir capture ci-dessous).
