Références principales et secondaires

Cet article présente les actions relatives aux références principales et secondaires.

 

Définition

Pour gérer au mieux les offres et les engagements, on peut distinguer deux types de références :

• Référence principale : il s'agit de la référence sur laquelle porte l'offre ou l'engagement commercial
• Référence secondaire : elle est liée à une référence principale, à laquelle elle sert souvent de remplacement.

Si une référence secondaire remplace une référence principale sur une commande, alors on n'affichera pas cette référence secondaire mais la référence principale sur les éléments suivants :

• Les factures
• Les exports en comptabilité
• Les envois de factures par Chorus Pro
• Les envois de factures par EDI (flux INVOIC)

Exemple : mon offre commerciale ou mon engagement porte sur une référence de pomme acidulée (référence principale). Toutefois, dans le cadre de cette offre, mes clients peuvent être livrés de pommes Elstar, Melrose ou Granny. Voir exemple ci-dessous :



 

Offres et remises

Identifier les références principales et secondaires

L'identification des références principales et secondaires se fait dans le module des offres :

1. Allez dans le détail d'une offre et créez une remise avec un périmètre "Produit"
2. Grâce au bouton "Rechercher...", choisissez votre référence principale
3. Cochez ensuite la case "Afficher la référence du produit sur les factures en cas de changement de référence"

Pour identifier les références secondaires :

1. Allez dans l'onglet "Références secondaires"
2. Cliquez sur l'icône   afin de sélectionner une à une vos références secondaires
3. Cliquez sur "Enregistrer" lorsque vous avez terminé

 

Filtrer sur les références

Dans la gestion des offres, on peut filtrer sur une référence produit afin de voir uniquement les offres comportant des remises liées à cette référence :



Sur le détail d'une offre, on peut également filtrer sur les remises liées à un produit :



Ces filtres prennent en compte les références principales ainsi que les références secondaires. Vous pouvez donc rechercher la référence principale, ou bien les références secondaires qui sont liées à cette référence principale.

 

Commandes

Saisir une commande sur une référence secondaire

Si vous saisissez une commande sur une référence secondaire et que celle-ci n'est pas renseignée sur une offre, alors cette référence secondaire bénéficiera de la même remise que la référence principale.

Si vous saisissez une commande sur une référence secondaire et que celle-ci est rattachée à une offre, alors c'est la remise de cette offre qui s'appliquera sur la référence secondaire.
Pour mettre la référence secondaire sur une commande saisie avec la référence principale, suivez le chapitre ci-dessous.
 

Changer la référence sur une commande

Cas de figure : une commande est saisie pour un client avec la référence principale (Pomme acidulée) et vous avez besoin de modifier pour la remplacer par une référence secondaire (Pomme Elstar)/
Voici la marche à suivre :

• Dans le module "Commandes", cochez la ou les lignes de commandes concernées
• Dans le menu déroulant "Sélectionnez une action", choisissez l'action "Changer la référence produit"
• Dans la fenêtre qui s'ouvre, onglet "Appliquer une nouvelle référence", cliquez sur le bouton "Rechercher"
• Choisissez la référence secondaire souhaitée, puis validez
• Cochez la case "Mettre à jour la désignation" si vous souhaitez que le libellé du produit se mette à jour (notamment sur les bons de livraison)
• Cliquez sur "Enregistrez"

 

Associer une commande passée à une offre

Dans le cas où la référence principale doit s'appliquer sur des commandes qui ont été saisies sur d'autres produits que les références secondaires, il est alors possible d'associer la remise a posteriori sur les commandes :

• Dans le module "Commandes", cochez la ou les lignes de commandes concernées
• Dans le menu déroulant "Sélectionnez une action", choisir l'action "Associer les commandes à une offre"
• Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisir l'engagement puis la remise concernée puis enregistrez

 

Attention : l'association à une offre ne change pas le tarif de la commande. Pour modifier le tarif, il est nécessaire, dans un second temps, de sélectionner la commande et de choisir l'action "Propager le tarif catalogue".

 

Vérifier la prise en compte de la référence principale

Sur le détail d'une ligne de commande associée à une référence principale, si c'est une référence secondaire qui a remplacé la référence principale, on peut vérifier que la manipulation a bien fonctionné. Cliquez sur l'icône en bout de ligne de la commande et vérifiez la mention "Référence principale", comme le montre l'exemple ci-dessous :



 

Facturation

Affichage de la référence principale lors de la facturation

Lors de la facturation, c'est bien la référence principale qui sera affichée automatiquement, même si elle a été remplacée dans les commandes par une référence secondaire.
Voici la liste des éléments où la référence principale sera affichée :

• Les factures
• Les exports en comptabilité
• Les envois de factures par Chorus Pro
• Les envois de factures par EDI (flux INVOIC)