Exporter et importer les produits
Exporter le référentiel produit
La création de ce premier produit vous permettra d'avoir un début de trame avec les éléments à compléter.Cliquez sur le bouton « Exporter » dans le module Produits afin d'obtenir dans la trame d'export et d'import.
Vous avez le choix entre deux extensions de fichier :
- Feuille de calcul OpenDocument (*.ods)
- Comma-separated Values (*.csv)
Nous vous recommandons de choisir le format .ods pour un meilleur affichage des caractères spéciaux.
Ce type de fichier peut être ouvert avec Excel d'autres applications comme Libre Office, Open Office ou Only Office.
Le fichier .csv peut être ouvert uniquement avec une application de type Libre Office afin d'éviter tout problème d'encodage. Pour l'ouvrir, nous vous recommandons de suivre la procédure ci-dessous.
En double-cliquant sur le fichier, la fenêtre de réglages ci-dessous apparaît. Il est important de régler le séparateur sur « Point-virgule » et le jeu de caractères sur « Unicode (UTF-8) ».
Si vous ouvrez le fichier avec Excel, sachez que cette application convertit les nombres de plus de 10 chiffres en notation scientifique (exemple : 3770000451788 devient 3,77E+12). Cela peut alors engendrer des erreurs de l'import, en modifiant des données sans que vous le vouliez. Pour éviter ce comportement, sur les champs susceptibles de contenir un nombre de plus de 10 chiffres (référence produit, référence fournisseur, numéro de SIRET, etc.), un astérisque est ajouté automatiquement avant la valeur, afin qu'Excel n’interprète pas la notation scientifique. Lors de l'import du fichier, le logiciel supprime automatiquement cet astérisque.
Remplir le fichier d'import
Consultez l'aide en ligne dédiée : cet article vous explique comment remplir le fichier d'import des produits : quels sont les colonnes obligatoires, quelles sont les valeurs acceptées, etc.Importer le fichier
Actions d'import
Après avoir enregistré votre fichier, cliquez sur le bouton "Importer" en haut de page du module "Produits".
Choisissez le fichier sur votre ordinateur puis sélectionnez le format "Socleo".
Vous avez ensuite le choix entre 3 actions à réaliser :
- Enregistrer : pour intégrer directement le fichier sur votre base produit, qui sera modifiée
- Tester le fichier : tester le fichier pour voir s'il contient des erreurs (un bilan d'import s'affichera, mais votre référentiel produit restera inchangé).
- Planifier l'import : planifier l'import de ce fichier à une date ultérieure (l'heure d'import est 01h15, le jour choisi).
Vous ne pouvez planifier qu'un seul fichier. En cas de dépôt multiple, seul le dernier fichier déposé est importé.
Si vous gérez les marges, une option "Appliquer les règles tarifaires indiquées dans le fichier" est présente. Si vous la cochez, si vous aviez renseigné des tarifs client, ceux-ci ne seront pas pris en compte pour les produits possédant une règle tarifaire : ils seront recalculés au moment de l'import en se basant sur le tarif fournisseur et les calculs indiqués sur l'écran des marges (voir l'aide en ligne dédiée).
Si vous cochez l'option "Supprimer définitivement les produits absents du fichier" seuls les produits présents dans le fichier seront importés. Les produits absents du fichier seront supprimés définitivement. Par exemple, si le fichier ne comporte pas les produits indisponibles, ceux-ci seront supprimés. Les produits supprimés vous seront envoyés dans un fichier de sauvegarde par mail.
Après avoir validé, un bilan d'import sera affiché sur une pop-in. Les produits suivants ne peuvent pas être supprimés :
- Les produits présents dans une offre en tant que remise sur le produit
- Les produits présents en stock
- Les produits qui sont des composants d'autres produits
Ce bilan d'import vous sera également envoyé dans un mail intitulé " Bilan d'import et sauvegarde des produits supprimés ". Vous y trouverez un lien indiquant "Une sauvegarde des produits supprimés est disponible dans cette pièce jointe." En cliquant sur ce lien, vous téléchargez le fichier contenant les produits supprimés.
Bilan d'import
En cas de succès, vos produits seront importés. Les produits avec un taux de TVA à zéro seront bien importés, mais vous seront signalés dans la fenêtre de bilan d'import pour éviter les erreurs.
En cas d'échec, aucun produit ne sera importé. La fenêtre de bilan d'import pour indiquera la raison de l'erreur afin de vous permettre de la rectifier.
