Comment générer une facture au format électronique ? (Belgique)
Les structures belges disposant d'un site de vente aux professionnels peuvent générer des factures au format électronique. Voici la marche à suivre.
Comment générer une facture électronique ?
La première étape est de générer une facture comme vous en avez l'habitude :- Soit depuis le module "Commandes" en sélectionnant les lignes de commandes souhaitées en choisissant l'action "Générer les factures client"
- Soit depuis le module "Comptabilité" en cliquant sur le bouton "Nouvelle facture"
La facture est générée et apparaît dans le module "Comptabilité", onglet "Factures".
Le format électronique est généré dès lors que la facture est figée par l'une de ces trois actions :
- envoi de la facture par mail
ou - téléchargement de la facture
ou - export de la facture
En effectuant l'une de ces trois actions, vous verrez ce message vous indiquant que la facture va être figée définitivement :
La facture sera alors générée au format électronique si toutes ces conditions sont réunies :
Le numéro de TVA de votre structure est renseigné dans Paramétrage > Général > Informations juridiques
Le client que vous facturez est de type "Professionnel" (indiqué dans la section "Coordonnées" de sa fiche membre)
L'adresse, ville, code postal et pays du client sont renseignés sur sa fiche membre (section "Coordonnées")
Le numéro de TVA du client est renseigné sur sa fiche membre (section "Administratif")
Si l'une de ces conditions n'est pas remplie, un message d'erreur vous avertira des erreurs identifiées.
Vous pourrez alors aller modifier les éléments sans avoir besoin d'annuler les factures.
Une fois les éléments modifiés, vous pourrez refaire l'une des actions d'envoi, d'export ou de téléchargement.
Si la facture est bien générée au format électronique, l'icône apparaîtra en bout de ligne de la facture.
Filtre sur les factures générées au format électronique
Depuis l'écran de Comptabilité > Clients > onglet Factures, il est possible d'afficher à l'écran seulement les factures générées au format électronique (celles qui ont l'icône en bout de ligne de la facture).Pour cela, cliquez sur le bouton Filtrer, un champ "Format électronique" apparaît tout en bas de la fenêtre de filtre.
- Si vous filtrez sur "Oui" toutes les factures qui sont générées au format électronique seront affichées
- Si vous filtrez sur "Non" toutes les factures qui ne sont pas générées au format électronique seront affichées.
Restriction de la facturation électronique à des clients
Si vous avez des clients non assujettis ou non redevables de la TVA, ne disposant donc pas de numéro de TVA, vous avez la possibilité de les exclure de la facturation électronique.
Pour cela, vous pouvez créer un groupe de clients et y ajouter les comptes concernés.
La facturation électronique peut ensuite être :
- soit exclue pour ce groupe de clients,
- soit, au contraire, restreinte uniquement aux clients appartenant à ce groupe.
Le paramétrage de cette restriction n’est pas accessible en autonomie. Pour activer l’exclusion ou la restriction de la facturation électronique à un groupe de clients, vous devez en faire la demande auprès de notre support client, qui se chargera de la mise en place.
Pour les clients qui seront exclus de la facturation électronique, leurs factures seront alors générées au format PDF classique et vous pourrez les télécharger et/ou les envoyer par mail.