Comment bien gérer sa caisse ?
Une caisse doit être tenue avec rigueur.
Un contrôle régulier est nécessaire pour détecter les erreurs éventuelles sur les encaissements / décaissements
Quelles sont les actions obligatoires ?
Une caisse doit être utilisée (ouverte et clôturée) sur une même journée.Avant la dernière fermeture, il est obligatoire de contrôler le fond de caisse, c'est à dire vérifier que le montant en espèce reçu est identique à celui indiqué dans le journal courant (X de caisse) et dans le cas contraire trouver la cause de l'erreur et saisir si besoin une opération compensatrice (écart, prélèvement personnel, paiement de facture...)
En cas d'utilisation d'un terminal CB, il est également judicieux de contrôler que la somme totale encaissée par ce biais est conforme à celle fournie par le boîtier à la fin de la journée.
"Toute opération non justifiée ou omise, même par négligence, risque d’être analysée par l’administration fiscale comme de la fraude fiscale, avec l’ensemble des redressements et sanctions, y compris pénales, qui peuvent en découler."
Quelles sont les obligations légales ?
1 - Chaque vente (y compris les annulations) possède un numéro unique (et chronologique) correspondant à un ticket de caisse, pièce comptable inaltérable et archivée."En cas de contrôle fiscal, il faut être en mesure de présenter le détail des articles vendus."
2 - La clôture de caisse entraîne l’édition d'un récapitulatif journalier (Z de caisse). Son contenu est définitif et tous les enregistrements comptables pour la journée sont irréversibles.
- Ventilation des recettes : montants et taux de TVA
- Mode de règlement des clients : espèces, chèques, cartes de crédit, chèques déjeuner, etc.
- Détail des apports / sortie espèces : prélèvements personnels, paiements de factures, etc.
- Liste des tickets de la journée
3 - Le fait d’avoir une caisse rend obligatoire la tenue d’un livre de caisse au niveau comptable et fiscal. Pour vous aider à exporter vos opérations comptablement, la caisse transfère automatiquement les ventes, versements et opérations de caisse dans la partie comptabilité (en utilisant par défaut les codes comptables usuels.)