Gérer les membres

Inscrire un membre permet de créer le compte d'un client (professionnel ou particulier), d'un producteur ou encore d'un coordinateur.

Inscrire un membre 

Depuis l'écran "Membres", cliquer sur le bouton "Inscrire un membre".


 
Une sous-fenêtre s'ouvre, dans laquelle il faut choisir le type de membre à inscrire :
  • Un particulier = un client particulier ou une personne de votre équipe à qui vous donnerez des droits de coordinateur
  • Un professionnel = un client professionnel
  • Un producteur = un producteur ou un fournisseur à qui vous pourrez rattacher des produits et qui aura des droits spécifiques sur le site

Il faut ensuite entrer les informations selon le type de profil choisi.


 
Si un compte existe déjà avec l'adresse mail renseignée, une fenêtre de confirmation apparaît pour éviter de créer un doublon si cela n'est pas nécessaire.



La création du membre est confirmée par une pop-in.



Le membre créé apparaît alors dans la liste de membres de la page de gestion des membres.

Compléter la fiche d'un membre

Une fois l'inscription du membre validée, la page de détail du membre s'ouvre. Il est maintenant possible de renseigner plus en détail ses coordonnées. Le menu de gauche permet de naviguer plus facilement vers les différentes rubriques de la fiche client.

Detail fiche membre

Précision sur certains champs à renseigner : 
  • Dénomination : correspond au nom qui sera utilisé pour le client dans la liste de membres. Elle permet de mieux l'identifier s'il est différent de la raison sociale.
  • Raison sociale : elle est utilisée sur les documents administratifs (Bon de livraison, facture...).
  • Adresse mail : obligatoire si le client veut se connecter pour accéder à son compte et commander en ligne. Il s'agit de l'adresse mail principale qui reçoit tous les mails envoyés depuis le site.
  • Adresse : il s'agit de l'adresse de livraison du client. Elle sera toujours utilisée sur un bon de livraison et par défaut sur une facture si c'est la seule adresse renseignée.
  • Numéros de téléphone : un menu permet de sélectionner le pays de rattachement pour le numéro. Cela permet de bien gérer l'indicatif du pays associé.

 

Rubrique - Administratif (partie présente pour un compte client professionnel)

Aperçu Section Membre Administratif

Cette partie est à renseigner si l'adresse de facturation du client est différente de l'adresse de livraison, sinon l'adresse de livraison sera reprise par défaut pour les factures. Dans la cas où l'adresse administrative est renseignée, il faut saisir aussi la raison sociale dans le champ "Raison sociale et adresse".
Si une adresse mail est renseignée dans le champ "Adresse mail", lors de l'envoi de la facture par mail, seule cette adresse recevra le mail.
 

Dans le champ "Numéro de TVA", on accepte les numéros des pays suivants :

Etat membre Code pays Structure du n° de TVA Exemple
Allemagne DE 9 chiffres  DE999999999
Belgique BE Chiffre 0 + 9 chiffres BE0999999999
Espagne ES

9 caractères (le 1er ou dernier peut être une lettre)

 ESX9999999X
France FR 2 chiffres (clé informatique) + 9 chiffres (SIREN)  FR28999999999
Italie IT 11 chiffres IT99999999999
Luxembourg LU 8 chiffres LU99999999
Pays-Bas NL 11 chiffres + lettre B  BL99999999999B
 

Le N° TVA et Siret seront affichés dans l'entête des coordonnées d'un client sur sa facture client et dans l'entête des coordonnées d'un fournisseur sur sa facture fournisseur (pour les sites qui gèrent la facturation fournisseur).
 

Rubrique - Fiche producteur 

  Lors de la création d'un membre de type producteur, des informations supplémentaires sont présentes sur la fiche du membre. Pour activer cette partie, il faut cocher la case et enregistrer la fiche membre.



Afin de renseigner la "fiche producteur" il faut à nouveau se rendre sur le détail du membre et accéder à la rubrique "fiche producteur".



Cette partie permet de présenter le producteur, mettre une photo et d'indiquer d'autres informations à son sujet. Ces informations sont notamment reprises lors de l'affichage de l'annuaire des producteurs sur le site.

Si le champ "Certificat (bio, label, etc.)" est renseigné, celui-ci s'affiche sur la dernière page du bon de livraison et de la facture.



Ci-dessous l'aperçu de l'affichage sur le bon de livraison. 


 

Rubrique - Informations producteur


Cette partie permet de renseigner des informations sur le producteur même si la partie "Fiche producteur" n'est pas activée. Ces informations prennent le dessus si les données de la fiche producteur sont activées.


1 : Masquer le nom du fournisseur des documents administratifs permet d'utiliser le nom du fournisseur principal du site.
2 : Masquer le fournisseur de l'annuaire peut être réalisé dans le cas où un annuaire des producteurs est présenté sur le site.
 

Rubrique - Fiche membre 

Cette partie permet aux circuits gérant les adhésions de voir si l'adhésion d'un membre est toujours active, de prolonger son utilisation ou de désactiver l'adhésion d'un membre.
Pour les circuits faisant de la vente aux professionnels, il est possible de renseigner différents indicateurs tel que les coûts d'approvisionnement, le coût matière et le nombre de consommateurs lorsqu'il est question de restauration.


Rubrique - Comptabilité

Si la structure est assujettie à la TVA, il est possible d'exempter un producteur de la TVA dans le cas où les factures producteurs sont générées.

 

Rubrique - Droits




1 : Si la gestion du stock est activée sur le site, il est possible d'activer cette option pour que le producteur puisse accéder à l'état de stock de ses produits. Pour cela les produits doivent aussi être indiqués comme gérer en dépôt-vente.
2 : Permet de donner des droits spécifiques à chaque producteur, sinon ce sont les droits du paramétrage général qui sont appliqués.
3 : Permet au producteur de gérer les commandes pour un groupe de fournisseurs (dans lequel il doit être impérativement inclus). Le groupe doit être créé en amont, pour qu'il puisse être renseigné ici . Lors de sa connexion, le producteur associé à l'extension, verra alors ses commandes ainsi que celles de tous les producteurs inclus dans le groupe fournisseur paramétré.


Rubrique - Notifications

 


Il est possible de notifier automatiquement des producteurs des commandes qui les concernent, ces notifications peuvent être paramétrées plus spécifiquement pour chaque compte producteur, sinon c'est le paramétrage général qui est appliqué par défaut.
Il est toujours important de penser à enregistrer une fois les informations renseignées.

Modifier la fiche d'un membre

Modification individuelle

1 : Depuis l'écran des membres, pour apporter des modifications sur la fiche d'un membre, il est nécessaire de cliquer sur le bouton "modifier" en bout de ligne du membre concerné. 
2 : Depuis n'importe quel écran, il est possible de cliquer sur la loupe à côté du nom du membre. Ensuite, une fenêtre s'ouvre avec la possibilité de "Modifier le compte".



Dans les 2 cas, la fiche du membre s'ouvre et il est possible d'apporter les modifications nécessaires. Afin de sauvegarder les modifications, il faut cliquer sur « Enregistrer » en bas de page :


 

Action de masse sur les membres

Il est possible d'effectuer des actions massives sur les membres en utilisant les cases à cocher à gauche de chaque membre concerné par la modification. Afin de faciliter ces modifications, il est intéressant d'utiliser le bouton "Filtrer" afin de cibler les membres à modifier. On peut également utiliser la case à cocher située à gauche de l'intitulé "Pour la sélection" pour sélectionner l'ensemble des membres à modifier. Ensuite, il faut sélectionner la modification à effectuer via la liste déroulante des actions de masses disponibles.
 

 

Désinscrire un membre

Pour désinscrire un membre, il existe 2 solutions : 
  • Depuis l'écran des membres
Sélectionner un membre en cochant la case à gauche de la ligne correspondant a ce membre, puis de sélectionner "Retirer des membres" dans la liste déroulante "pour la sélection".




Confirmer cette désinscription au sein de la fenêtre qui s'ouvre.



Après validation, une fenêtre de confirmation de désinscription apparaît.


 
  • Depuis la fiche du membre
Se rendre sur la fiche du membre à supprimer à l'aide du crayon.
Une fois sur la fiche du membre, un bouton "Désinscrire" est présent sur la gauche.




Il est nécessaire de confirmer cette désinscription.



Après validation, une fenêtre de confirmation de désinscription apparaît.

Ajouter les droits coordinateur ou fournisseur

Pour ajouter les droits coordinateur ou fournisseur à un membre, il faut se rendre dans la rubrique "Membres", sélectionner le membre concerné et à l'aide du menu déroulant "Sélectionnez une action"  et choisir "Ajouter les droits coordinateurs".


 

Modifier le mode de paiement

Pour pouvoir modifier le mode de paiement de plusieurs membres, deux solutions existent.
 

En action de masse

Depuis l'écran de gestion des membres :
  • Sélectionnez un ou plusieurs membres, pour lesquels vous voulez changer le mode de paiement.
  • Sélectionnez "Modifier le mode de paiement" dans la liste déroulante "Sélectionnez une action".




Une fenêtre s'ouvre, vous demandant de sélectionner le nouveau mode de paiement à appliquer aux comptes sélectionnés.


Après validation, une fenêtre vous demandant de confirmer votre action s'affiche, cliquez sur "Confirmer".



 

Dans la fiche membre d'un client

Cliquez sur l'icône   en bout de ligne du client concerné. Une fois sur sa fiche membre :
  • Dans la section "Comptabilité", vous avez accès au mode de paiement du membre sélectionné
  • Sélectionnez le nouveau mode de paiement à appliquer
  • Enregistrez les modifications