Module de suivi logistique
Principe du suivi logistique
Le suivi logistique est une fonctionnalité qui est au croisement des modules de gestion des commandes, du stock et des demandes.
Elle permet aux équipes de connaître l'état logistique d'une commande et de la séquencer :
- Commande qui vient d'être saisie
- Commande en attente de la réception fournisseur
- Commande réceptionnée sur la plateforme
- Commande en attente de préparation
- Commande préparée
- Commande expédiée chez le client
- Commande livrée au client
Cette séquence a vocation à faciliter les processus de communication entre les équipes d'ADV, de logistique et de qualité.
Elle permet de suivre les non-conformités, c'est-à-dire les incohérences entre ce qui était attendu et ce qu'il s'est produit.
Paramétrage du suivi logistique
Activation du module
L'activation du module est disponible pour les sites de type "plateforme" dans Paramétrage > Commandes > Suivi logistique.
- Pas de suivi logistique : Le module est désactivé
- Suivi logistique en gestion libre : le module est activé pour une gestion manuelle de la séquence logistique et des non-conformités. L'état logistique des lignes de commande doit être modifié par une action manuelle de la part d'un coordinateur. S'il y a des non-conformités, l'utilisateur doit les créer manuellement.
- Suivi logistique en gestion pilotée (disponible seulement sur les sites de type "plateforme") : le module est activé pour une gestion "automatisée" de la séquence logistique et des non-conformités.
Si l'option en gestion pilotée est activée, alors des options supplémentaires appraissent pour définir les actions qui doivent être automatiquement effectuées selon les cas.
- Gérer la séquence logistique dans le calcul du stock : celle ci permet d'indiquer si l'état "Réceptionné" est pris en compte dans le calcul du stock. Si l'option est cochée cela signifie que lors d'une commande d'entrée en stock, les quantités seront considérées dans le stock à partir de la date de livraison de la commande ET où l'état " Réceptionné" est appliqué à la commande.
Dans le cas où cette option est cochée et l'état "Réceptionné" n'est pas appliqué à la commande alors les quantités sont considérés en réception à venir dan l'écran de stock.
Si cette option est décochée, les quantités d'un produit pour lequel est saisi une commande d'entrée en stock seront considérées en stock à la date de livraison de la commande (si vous souhaitez activer cette option, faites-en la demande via votre formulaire assistance). - Empêcher la modification des quantités livrées pendant la préparation : la modification des quantités livrées ne sera possible, ni par les coordinateurs, ni les producteurs, ayant des droits de modification si la commande est en préparation (en attente de préparation ou préparé).
Pour les sites qui ne sont pas de type "plateforme", l'activation de certains modules permet d'activer automatiquement et partiellement le suivi logistique :
- Si le module de préparation est activé -> le suivi logistique s'active (en gestion libre) avec les états "Préparation en attente" et "Préparé"
- Si le module de suivi des livraisons est activé -> le suivi logistique s'active (en gestion libre) avec les états "Expédié" et "Livré".
Traitement automatiques (gestion pilotée)
Deux types de traitement s'appliquent en gestion pilotée :- Un traitement qui se déclenche au moment où un utilisateur modifie une ligne de commande
- Un batch nocturne qui se déclenche tous les jours à 22h15
Ces traitements automatiques ont deux types d'actions :
- Ils peuvent modifier automatiquement l'état logistique des lignes de commande
- Ils peuvent créer automatiquement, en cas d'incohérence, des non-conformités dans le module de suivi des demandes
1. Le traitement au moment de la saisie ou modification d'une commande
Réception
Si une commande possède l'état "Réceptionnée" et qu'un utilisateur modifie l'un de ces éléments :- N° de lot, DLC ou DDM
- Quantité et/ou poids
- Date de livraison fournisseur
- Fournisseur
- Client (si on modifie le client pour le client technique de réception en stock)
Le traitement vérifie immédiatement la date de livraison fournisseur. Si la date du jour est avant cette date de livraison fournisseur, cela signifie que la marchandise a été indiquée comme "Réceptionnée" plus tôt que la date prévue : une non-conformité de type "Réception" est créée automatiquement.
Préparation
Sur les commandes pouvant avoir l'état "Préparée", lorsqu'un utilisateur saisit une commande ou modifie l'un de ces éléments :- N° de lot, DLC ou DDM
- Quantité et/ou poids
- Date de livraison fournisseur
- Fournisseur
- Client
Le traitement vérifie immédiatement la date de livraison client. Si la date du jour est avant la date de livraison client, cela signifie que la commande doit être préparée : le traitement passe la commande en "Préparation en attente".
2. Le batch nocturne
Un batch nocturne passe tous les soirs à 22h15. Selon les options sélectionnées en gestion pilotée, l'action du batch sera différente.
Commande réceptionnée avant la date de livraison fournisseur
Si le batch de 22h15 détecte une ligne de commande indiquée comme "réceptionnée" avant la date de la livraison fournisseur :
- Ne pas créer de non conformité : aucune non-conformité n'est créée.
- Créer une non-conformité : une non-conformité de type "Réception non conforme" est créée.
Commande non-réceptionnée le soir de la livraison fournisseur
Si le batch de 22h15 détecte une ligne de commande indiquée comme "réception en attente" le soir de la livraison fournisseur :
- Créer une non-conformité et laisser en attente de réception : une non-conformité de type "Réception non conforme" est créée. La ligne de commande est laissée à l'état logistique "Réception en attente".
- Créer une non-conformité et marquer comme réceptionnée : une non-conformité de type "Réception non conforme" est créée. La ligne de commande est passée à l'état logistique "Réceptionnée".
- Ne pas créer de non-conformité et marquer comme réceptionnée : aucune non-conformité n'est créée. La ligne de commande est passée à l'état logistique "Réceptionnée".
Commande non-préparée le soir de la livraison client
Si le batch de 22h15 détecte une ligne de commande indiquée comme étant en "préparation en attente" le soir de la livraison client :
- Créer une non-conformité et laisser en attente de préparation : une non-conformité de type "Préparation non conforme" est créée. La ligne de commande est laissée à l'état logistique "Préparation en attente".
- Créer une non-conformité et marquer comme préparée : une non-conformité de type "Préparation non conforme" est créée. La ligne de commande est passée à l'état logistique "Préparée".
- Ne pas créer de non-conformité et marquer comme préparée : aucune non-conformité n'est créée. La ligne de commande est passée à l'état logistique "Préparée".
Suivi des commandes
Affichage du suivi logistique
Sélectionnez le mode d'affichage "Suivi logistique" est disponible dans la liste "Affichage" à droite de l'écran des commandes.
Cet écran est disponible uniquement pour les sites plateformes.
États logistiques
Une fois cet affichage sélectionné, les informations du suivi logistique apparaissent dans la colonne "Montant", qui est renommée "Logistique".
Dans dans cette colonne, on affiche les icônes qui correspondent à l'état logistique de la commande :
| Icône | État logistique |
| Réception en attente | |
| Réceptionnée | |
| Préparation en attente | |
| Préparée | |
| Expédiée | |
| Livrée | |
| Non-conformité |
Une ligne de commande affiche toute la séquence d'états par lesquels elle est passée.
Exemple : une ligne de commande ayant été réceptionnée, préparée et qui est à l'état "Expédiée" aura les icônes suivantes :
Voici un aperçu du tableau de gestion des commandes avec les états logistiques :
Filtrer des commandes
Depuis l'écran des commandes, le filtre "Suivi logistique" permet de sélectionner un ou plusieurs états de la séquence logistique :
Modification du suivi logistique
Depuis l'écran des commandes, une action de masse "Modifier le suivi logistique"est disponible dans le menu déroulant "Sélectionnez une action".
Cette action permet d'appliquer un état logistique aux lignes de commande sélectionnées.
A noter : lors de l'ajout de l'état « Réceptionné » , une option à cocher est proposée :
- Marquer les commandes à venir comme réceptionnées aujourd'hui : celle ci permet d'indiquer que les quantités des produits associés aux lignes de commande sont rentrées en stock en amont du jour de la livraison de la commande, soit à la date du jour où la ligne est indiquée comme réceptionnée.
A noter : lors de la sélection des états « Préparé » , « Expédié » et « Livré », une option à cocher est proposée :
- Marquer les commandes à venir comme sorties du stock aujourd'hui : celle-ci permet de saisir une date de sortie de stock qui sera ajouté à l'ensemble des commandes sélectionnées et donc d'indiquer que les quantités des produits associés aux lignes de commande sont sortie du stock en amont du jour de la livraison client.
La date de sortie de stock est obligatoire pour les commandes de produits gérés en stock.
Donner un droit de modification jusqu'à une certaine étape
Vous pouvez utiliser la fonctionnalité des rôles pour donner à certaines personnes de votre équipe un droit d'ajustement ou de gestion des commandes jusqu'à une certaine étape seulement. Passée l'étape en question, la personne de votre équipe ne pourra plus modifier les commandes.
Voici les accès qu'il peut être intéressant d'activer :
- Commandes
- Ajustement : les personnes à qui est attribué ce rôle peuvent ajuster les quantités, modifier les informations de traçabilité (n° de lot, DLC/DDM), consulter les statistiques de vente, télécharger les éditions de type BL, exporter les commandes
- ou Gestion : les personnes à qui est attribué ce rôle peuvent saisir ou supprimer des commandes, notifier les commandes et faire les actions d'ajustement (voir ligne ci-dessus)
- Modifications jusqu'à l'étape : les personnes à qui est attribué ce rôle peuvent modifier les commandes jusqu'à l'état sélectionnée (les commandes avec un état plus avancé ne seront plus modifiables)
- Réception en attente
- Réceptionné
- Préparation en attente
- Préparation en cours
- Préparé
- Expédié
- Livré
- Stock
- Consultation : les personnes à qui est attribué ce rôle peuvent consulter l'écran de stock
- ou Saisie inventaire : les personnes à qui est attribué ce rôle peuvent modifier l'inventaire des produits gérés en stock
- ou Gestion : les personnes à qui est attribué ce rôle peuvent modifier l'inventaire des produits gérés en stock et saisir des entrées en stock
Exemple : les personnes à qui est attribué le rôle "Logisticien - Réception" ci-dessous pourront ajustement les commandes jusqu'à l'état "Réceptionné" uniquement et saisir des inventaires.
Droits des fournisseurs sur des commandes avec un état logistique
Les actions auxquelles un fournisseur a accès dépend de son droit sur les commandes :
- Droit de consultation des commandes : le fournisseur n'a pas accès à la vue "Suivi logistique" ni aux états logistiques des commandes.
- Droit d'ajustement des commandes : le fournisseur n'a pas accès à la vue "Suivi logistique" ni aux états logistiques des commandes. Il peut modifier ses commandes en fonction de leur état :
- Jusqu'à l'état "Réception en attente", il peut ajuster ses commandes (quantité, poids, n° de lot, DLC/DDM)
- A partir de l'état "Réceptionnée" et les états suivants, il ne peut plus modifier les quantités livrées, mais peut toujours modifier le poids, le n° de lot et la DLC/DDM.
- Droit de saisie des commandes : le fournisseur peut accéder à l'écran "Suivi logistique". Il peut modifier les états logistiques sur ses commandes et modifier les commandes, peu importe l'état logistique de la commande.
Pour les commandes avec l'état "Réceptionnée" et les états suivants, les fournisseurs ne peuvent plus modifier les unités livrées mais ils peuvent modifier : le poids, le n° de lot et la DLC/DDM.
Tableau de compatibilité entre les états logistique et le mode de livraison
Selon le mode de livraison de la commande, certains états logistiques sont disponibles, mais pas d'autres.
| État logistique / Mode de livraison | Réception en stock | Sortie de stock | Livraison directe | Transit |
| Nouvelle commande | État disponible | État disponible | État disponible | État disponible |
| Réception en attente / Réceptionné | État disponible | État non-disponible | État non-disponible | État disponible |
| Préparation en attente / Préparée | État non-disponible | État disponible | État non-disponible | État disponible |
| Expédié / Livré | État non-disponible | État disponible | État disponible | État disponible |
| État logistique / Mode de livraison | Réception en stock | Sortie de stock | Livraison directe | Fabrication |
| Nouvelle commande | État non-disponible | État disponible | État disponible | État non-disponible |
| Réception en attente / Réceptionné | État non-disponible | État non-disponible | État non-disponible | État non-disponible |
| Préparation en attente / Préparé | État non-disponible | État disponible | État disponible | État non-disponible |
| Expédié / Livré | État non-disponible | État disponible | État disponible | État non-disponible |
Suivi du stock
Calcul du niveau de stock
La gestion de stock évolue pour prendre en compte la séquence logistique, dans les onglets « Approvisionnement » et « Inventaire ».- Concernant les entrées de stock
Dans le cas où l'option "Gérer la séquence logistique dans le calcul du stock" est cochée dans le paramétrage général- elles incrémentent le niveau de stock à partir de l'état « Réceptionné »
- en deçà de cet état, elles incrémentent le stock prévisionnel
- Concernant les sorties de stock
- elles décrémentent le niveau de stock à partir de l’état Préparé si l'option "Marquer les commandes à venir comme sorties du stock aujourd'hui" a été cochée au moment d'ajouter l'état logistique.
- en deçà de cet état, elles décrémentent le stock prévisionnel
- sinon elles décrémentent automatiquement le lendemain de la date de livraison de la commande client.
Modification d'un inventaire
Saisie manuelle
L'action de saisie manuelle d'un niveau d'inventaire évolue. Si le niveau d'inventaire est inférieur au niveau actuel à la date sélectionné, vous avez la possibilité d'affecter cet écart au client technique "Pertes" et/ou de créer une non-conformité.
Dès lors qu'une perte est constatée, différentes actions apparaissent :
- Ne pas affecter : cette perte n'est pas affectée au client technique "Pertes"
- Affecter au client "Pertes" :
- La ligne de commande sera affectée au client "Pertes" (*)
- Une non-conformité de type "Inventaire" sera saisie, si vous avez choisie une catégorie (facultatif)
Il est possible d'affecter la perte constatée à une autre client de votre choix. Contactez l'équipe Socleo via le formulaire d'assistance pour leur en faire la demande.
(*) Afin de visualiser les lignes de commande affectées au client "Pertes", par exemple à des fins statistiques, voici marche à suivre :
- Allez dans le module de gestion des commandes
- Cliquez sur le bouton "Filtrer" et choisissez "Saisie depuis un inventaire" en mode de saisie
- Vous verrez apparaitre les lignes attribuées au client technique "Pertes"
Import d'inventaire
L'import d'inventaire évolue également en générant une non-conformité de type « Inventaire » si le nouveau niveau d'inventaire est différent du niveau actuel.Suivi des demandes
Lorsqu'une ligne de commande est liée à une non-conformité, l'icône permet d'être redirigé vers le module de suivi des demandes.Exemple ci-dessous, on peut voir deux non-conformités :
- Numéro 119 de type "Préparation", créée automatiquement car la commande était indiquée comme "en attente de préparation" le soir de la livraison client.
- Numéro 119 de type "Réception", créée automatiquement car la commande était indiquée comme "réceptionnée" avant la date de livraison fournisseur.
