Saisir un inventaire manuel
Contactez le support Socleo pour connaître les modalités d'activation du module de stock.
L’objectif de l’inventaire est de refléter la situation réelle de votre stock à une date donnée.
Sélectionnez les produits à inventorier
La saisie d'inventaire se fait sur l'écran Stock > État de stock.Pour rappel, par défaut, seuls les produits ayant des quantités en stock à la date du jour sont affichés.
Cochez l'option "Afficher les produits en rupture" si vous souhaitez afficher aussi les produits qui n'ont pas de quantité en stock.
Sélectionnez les produits sur lesquels vous souhaitez faire un inventaire.
Dans le menu déroulant "Sélectionnez une action", choisissez l'action "Saisir un inventaire".
Choisissez la date d'inventaire
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez la date d'inventaire.Les niveaux saisis doivent refléter les quantités restantes une fois toutes les commandes de la journée expédiées. Si vous saisissez un inventaire le matin, nous vous recommandons de positionner la date de l'inventaire à la veille (exemple : si vous inventoriez le 15/04 à 9h, choisissez le 14/04 comme date d’inventaire). En effet, une saisie d'inventaire fige le niveau de stock à la date sélectionnée, et ce dernier ne sera pas modifié par les mouvements que vous pourriez enregistrer à la même date.
Choisissez un inventaire en unités, en colis ou au poids.
La fenêtre d'inventaire vous permet de choisir le mode de saisie de l'inventaire selon 3 options :- A l'unité
- En colis (colisage livraison)
- Au poids
Ces options vous sont proposées en fonction de l'affichage choisi dans l'écran d'état de stock (voir capture ci-dessous).
Choisissez l'option de pré-remplissage
Par défaut, les quantités seront préremplies avec les valeurs théoriques du jour d'inventaire sélectionné.Si vous souhaitez afficher un inventaire non-prérempli, cochez l'option "Vider les valeurs".
Cliquez ensuite sur "Confirmer" pour afficher l'écran de saisie d'inventaire.
Saisissez votre inventaire
Saisie en unités
La colonne "Niveau au jj/mm/aaaa" affiche le stock théorique en unités à la date d'inventaire que vous avez choisie.Dans la colonne "Unités", saisissez le niveau en stock que vous constatez lors de votre inventaire.
En bas de cet écran, vous avez la possibilité d'affecter les quantités manquantes au compte client technique dédié aux pertes de stock (consultez l'aide en ligne).
Saisie en colis et unités hors colis
La colonne "Niveau au jj/mm/aaaa" affiche le stock théorique à la date d'inventaire que vous avez choisie : (c) pour les colis complets et (u) pour les unités hors colis.Saisissez le niveau en stock que vous constatez lors de votre inventaire de la façon suivante :
- Dans la colonne "Colisage livraison", saisissez le nombre de colis complets
- Dans la colonne "Unités hors colis", saisissez le nombre d'unités hors colis
Saisie au poids
La colonne "Niveau au jj/mm/aaaa" affiche le stock théorique en kilogrammes à la date d'inventaire que vous avez choisie.Dans la colonne "Poids (en kg)", saisissez le masse réelle constatée en stock
.
Prise en compte du besoin net
Si vous gérez des composants sur votre site et que vous saisissez inventaire sur des composants, les besoins nets non couverts seront indiqués dans l'inventaire.Dès lors que vous aurez enregistré l'inventaire, les lignes de besoins nets repasseront à zéro.
Spécificités du stock par lot
Cas général
Si vous saisissez un inventaire sur un produit géré en stock par lot, vous devez renseigner la quantité restante pour chacun des lots existants à la date d'inventaire.Cas des expéditions non rapprochées
Une ligne "Expéditions non rapprochées" peut apparaitre lors de la saisie d'un inventaire.Cette ligne apparait lorsque, à la date d'inventaire sélectionnée :
- des commandes client (expéditions) existent sur le produit
- mais qu'elles n'ont pas encore été rapprochées à un lot spécifique
Dans ce cas, le logiciel déduit ces quantités des lots en stock afin d'obtenir un stock cohérent à la date d'inventaire.
Les quantités des expéditions non rapprochées sont automatiquement déduites des lots en stock selon la règle FIFO (First In, First Out).
La déduction est effectuée :
- sur les lots dont la date de réception est la plus ancienne
- puis, si nécessaire, sur les lots plus récent
Exemple
Au 03/03/2026, il reste 20 unités en stock sur le produit Bûche affinée :
Lot n°123 : 10 unités, date de réception au 28/02/2026
Lot n°456 : 10 unités, date de réception au 01/03/2026
Le logiciel applique la règle FIFO pour répartir ces quantités :
- 10 unités sont déduites du lot n°123, dont la quantité restante proposée devient 0
- 5 unités sont déduites du lot n°456, dont la quantité restante proposée devient 5
La colonne de stock restant est préremplie avec ces valeurs lors de la saisie de l’inventaire.
Une fois l’inventaire enregistré :
- Les expéditions non rapprochées à la date d’inventaire ne seront plus proposées.
- Il ne sera plus possible de rapprocher automatiquement ces expéditions à des lots.
- La saisie ou correction des informations de traçabilité restera possible uniquement en saisie manuelle sur les lignes de commande.
La validation de l’inventaire fige la répartition des expéditions non rapprochées sur les lots. Cette action a un impact direct sur la traçabilité et doit être réalisée après vérification.