Préparation de commande

Le module de préparation vous permet de préparer efficacement les commandes de vos clients avant la livraison. Vous pouvez numéroter les commandes par jour et faciliter le picking des produits.

Contactez le support Socleo pour connaître les modalités d'activation du module de préparation.

Donner accès au module à vos préparateurs

La fonctionnalité des rôles vous permet de donner un accès restreint au logiciel à certaines personnes de votre équipe.
Vous pouvez donc donner à vos préparateurs un droit d'accès uniquement aux modules sur lesquels ils sont amenés à travailler.

La création d'un rôle se fait dans Paramétrage > Membres > Droits > Rôles. Cliquez sur l'icône pour créer un nouveau rôle.

Pour un rôle préparateur, nous vous recommandons de créer les accès suivants :

Commandes
- Ajustement : les personnes à qui vous attribuez ce droit peuvent , sur les commandes déjà saisies, ajuster les quantités, modifier les informations de traçabilité (n° de lot, DLC ou DDM), consulter les statistiques de vente, télécharger les éditions de type BL, exporter les commandes et consulter les états personnalisés
Préparation
- Gestion : les personnes à qui vous attribuez ce droit ont accès à la préparation des commandes.

Accéder à l'écran de préparation

L'accès à l'écran de préparation se fait de deux façons :

1. Via le sous-menu Commandes > Préparation.
Choisissez la date de livraison souhaitée puis cliquez sur "Préparer les commandes".

2. Via le module "Commandes".
Choisissez une date de livraison unique puis cliquez sur "Préparer les commandes".

Numéroter les commandes

Lorsque vous avez lancé une préparation, une fenêtre permet de choisir le type de préparation des bons de préparation souhaitée. Deux options sont possibles :

Numérotation par client
Numérotation par lieu de livraison (proposée si votre site dispose du module des modes et lieux de livraison)

A noter : si vous lancez une préparation depuis de l’écran des commandes, cette fenêtre intermédiaire n'apparaît pas et c’est le mode de préparation paramétré par défaut qui est utilisé automatiquement (ce dernier peut être modifié sur demande via votre formulaire d'assistance).

Numérotation par client

Les clients sont numérotés par ordre alphabétique.
Si vous avez lancé la préparation depuis l'écran des commandes, la numérotation se fait uniquement sur la liste des clients que vous avez filtrés au préalable.

Numérotation par point de collecte

si votre site dispose du module des modes et lieux de livraison), a numérotation par lieu de livraison
Elle permet de réinitialiser le numéro pour chaque lieu de livraison livré : chaque point de collecte aura sa propre numérotation. A chaque lieu de livraison, la numérotation recommence à 1.

Exemple :
- Lieu "Gare de Nantes" : numéro de préparation n° 1, 2, 3, 4, 5...
- Lieu "Retrait à la ferme de Saint Luce" : le numéro redémarre à 1, 2, 3, 4, 5...

Afin de faciliter l'identification du lieu de livraison associé au bon de préparation, vous pouvez paramétrer un préfixe sur chaque lieu de livraison, qui sera ajouté avant le n° de bon de préparation.
Depuis le détail d'un lieu de livraison, saisissez ce préfixe dans le champ "Préfixe des bons de préparation".

Ce préfixe peut comporter 4 caractères maximum et peut être constitué de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux. Ces derniers peuvent notamment servir à séparer le préfixe du numéro.

Exemples de préfixes :
- Lettres : STSB, LYCE, FERM
- Chiffres : 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 13, 14, 15
- Lettres et chiffres avec un tiret faisant office de séparateur : A01-, A02-, A03-

Lors de la numérotation par point de collecte, le préfixe sera automatiquement ajouté devant le numéro en fonction du lieu de livraison de la commande.
Il sera visible lors de la préparation, sur le bon de préparation et dans le tableau de gestion des bons de préparation.

Préparer les commandes

L'écran s'adapte à toute taille d’écran et est utilisable sur tablette.
En haut de l'écran, un menu déroulant vous permet de trier par fournisseur ou par tournée de livraison.

Deux onglets propose deux modes de préparation :

Vue client
Vue produit

Vue client

En choisissant cet onglet, la préparation se fait client par client. La barre de recherche à droite permet de rechercher le nom d'un client.
Si vous avez saisi des "Observations de préparation" dans la fiche membre d'un client, celle-ci apparaitront sous le nom du client.

Vue produit

En choisissant cet onglet, la préparation se fait produit par produit.
La barre de recherche à droite permet de rechercher le nom d'un produit).

Densité des produits

Sur l'écran, les produits sont affichés selon le paramétrage indiqué sur la fiche produit.
Si une densité est renseignée sur la fiche du produit (voir capture ci-dessous), les produit les plus lourds seront positionnés en premier dans le module de préparation et les plus légers en dernier.

La couleur indique le statut de préparation :

Un produit non préparé apparait en rouge, le bouton "Valider" permet de valider la préparation pour ce produit
Un produit déjà préparé apparait en vert (ceux-si sont masqués par défaut grâce à l'option "Masquer les produits préparés")

Les champs préférences, DLC/DDM, n° de lot, quantité et poids sont présents pour chaque produit et peuvent être modifiés au moment de la préparation.

Non-conformités

Si le module de suivi des demandes est activé sur votre site, un champ "Non conformité" apparaît pour vous permettre de saisir les cas de non-conformités de préparation sur chaque produit.
L'option "Dupliquer cette non-conformité sur toutes les commandes de ce produit" vous permet de dupliquer cette saisie pour tous les clients concernés.

Paramètres d'impression

Une fenêtre de paramètres est disponible sur l'écran de préparation. Elle permet de renseigner un format d'étiquette client et d'étiquette produit préalablement paramétré par vos soins (consulter l'aide en ligne sur les éditions personnalisées).

Si une étiquette est renseignée, une icône d'impression apparaît et permet de télécharger directement l'étiquette pour le client ou le produit depuis la préparation.