Archives

Date de clôture d'exercice

Dans Paramétrage > Comptabilité, vous pouvez consulter la date de fin d'exercice. Celle-ci est paramétrée au 31/12 par défaut, si votre date de clôture comptable est différente et que vous souhaitez faire correspondre l'archivage avec celle-ci, merci de l'indiquer à l'équipe Socleo via formulaire d'assistance.


 

Archives comptables

Logiciel certifié

En tant que logiciel de gestion certifié, Socleo vous permet d'archiver vos données afin d'en garantir la conservation et l'inaltérabilité, conformément à la loi n° 2015-1785 concernant l'archivage obligatoire des données,
Lorsque vous aurez clôturé votre exercice comptable, vous pourrez suivre la procédure détaillée ci-dessous afin d'archiver vos données sur votre site.
 

Avant de d'archiver vos données

Attention, l'action d'archivage est une action irréversible.

Avant de faire cette action, il est donc nécessaire que vous ayez effectué ces éléments :

  • Facturer les commandes client en cours sur la période de votre exercice
  • Facturer les commandes pour les fournisseurs en cours sur la période de votre exercice
  • Réaliser un inventaire à la date de fin d'exercice
 

 

Archivage manuel de vos données

Une période est archivable dès que la date de fin d'exercice est passée (cf écran Comptabilité > Archives ci-dessous),  le traitement s’exécutera en arrière-plan et vous recevrez un mail de confirmation une fois l'opération terminée.

Vous devez effectuer cette opération dans les 5 mois qui suivent votre date de clôture, au-delà le logiciel le fera automatiquement pour vous.

Pour clôturer un exercice comptable et lancer l'archivage, cliquez sur le bouton "Archiver".

L'archivage d’un exercice fige les données relatives à cette période. Ainsi, sur la période archivée, il n'est plus possible de créer/modifier les commandes (y compris le stock).
Les factures et versements d'un exercice archivé peuvent être annulés. Un avoir sera alors créé à la date du jour.
Les factures peuvent toujours être éditées pour les commandes non facturées d'un exercice archivé.

L'archive générée contient toutes les données inaltérables relatives aux commandes, factures et versements (client et fournisseur), inventaires au format CSV et pourra être transmise à l’administration en cas de contrôle fiscal.
 

 

Archivage automatique de vos données

Sans action de votre part, toutes les données antérieures au jj/mm/aaaa seront automatiquement archivées le jj/mm/aaaa.

 

Attention : Si vous gérez un suivi du solde des comptes et/ou du paiement en ligne, il est nécessaire de facturer les commandes (au moins une facture pour l'année).
Si aucune facture n'est générée, le logiciel va créer une opération "Balance exercice" qui reprend le solde du compte client à la fin de l'exercice précédent.


Les données des 10 derniers exercices archivés restent consultables sur le site et affichées dans les statistiques.
Pour les exercices clos entre 10 et 14 ans, les données sont définitivement supprimées du site mais les archives restent téléchargeables.
Au-delà, tout est supprimé.

NB : Pensez à télécharger vos archives pour sauvegarde et/ou envoi à l'administration fiscale en cas de demande.


Une archive contient toutes les factures éditées au cours de l'exercice et les exports complets de commande, facture, versement, et inventaire de stock.
Si un caisse est active, l'archive contient également les Z journaliers édités, ainsi que les exports complets des Z de caisse et des tickets de caisse.