Paramétrer votre suivi des livraisons

Pour connaître les modalités d'activation de ce module, contactez l'équipe Socleo via votre formulaire d'assistance.

 

Principe

Le suivi des livraisons permet d'avoir accès à des fonctionnalités dédiées.

  • Plan de tournée : cette fonctionnalité permet d'organiser ses tournées chaque jour et l'ordre dans lequel les clients vont êtres livrés.
  • Chargement : conçu pour une utilisation sur mobile, cet écran permet de préparer le camion avant la livraison afin de 
    • noter les observations et les réserves émises pendant le chargement de la tournée
    • Indiquer le nombre de caisses consignées à déposer chez chaque client
  • Livraison : conçu pour une utilisation sur mobile, cet écran permet de suivre une tournée de livraison en temps réel afin de
    • noter les observations et les réserves émises pendant la livraison
    • indiquer le nombre de caisses consignées déposées et reprises chez chaque client
    • faire signer la personne réceptionnaire lors de la livraison
    • envoyer automatiquement un justificatif de livraison au client
  • Tableau de bord des tournées : cet écran récapitulatif permet de voir l'état d'avancement de toutes vos tournées crées, démarrées et terminées.
 

Paramétrage

Les paramètres du suivi des livraisons se renseignent dans Paramétrage > Livraisons > Suivi des livraisons.


 

Caisses consignées / Emballages réemployables

Vous pouvez activer le "Suivi des emballages réemployables" pour gérer les caisses consignées déposées et reprises chez vos clients au moment de la livraison (consulter l'aide en ligne dédiée)
 

Paramètres d'envoi et de notification

Ensuite, vous pouvez paramétrer l'envoi du justificatif de livraison, qui se fait dès que vous validez la livraison d'un client, dans le champ "A la validation d'une livraison" :
  • Ne pas envoyer le justificatif : à la validation de la livraison, le justificatif de livraison est généré (et conservé dans l'écran de suivi des tournées), mais ne sera pas joint au mail envoyé au client.
  • Envoyer mail un justificatif simple : à la validation de la livraison, le justificatif de livraison est généré et joint au mail envoyé au client (voir ci-dessous pour paramétrer les contacts qui le recevront)
  • Envoyer par mail un justificatif avec un bon de livraison : à la validation de la livraison, le justificatif de livraison est généré et joint au mail envoyé par mail au client avec le bon de livraison (voir ci-dessous pour paramétrer les contacts qui le recevront)

L'option "Joindre le BL au justificatif de livraison pour ce groupe" est facultative et apparaît uniquement si vous avez coché la dernière option précédente. Vous pouvez alors choisir de joindre le BL au justificatif de livraison uniquement pour un groupe de client qui acceptent de recevoir le BL de façon dématérialisé. Pour les clients qui ne font pas partie de ce groupe, vous aurez quand même la possibilité de choisir de leur envoyer le BL au moment de la livraison : une option à cocher sera présente.

Vous pouvez ensuite personnaliser le "Sujet du mail envoyé au client lors de la validation de la livraison" ainsi que son "Contenu" (voir ci-dessous pour paramétrer les contacts qui le recevront).

Vous pouvez enfin saisir une "Adresse mail en copie" : cette adresse mail sera mise en copie de tous les messages envoyés à chaque client lors de la validation d'une livraison. Si vous souhaitez en mettre plusieurs, séparez les par un point-virgule sans espace.
 

Qui seront les destinataires de ces envois ?

Pour chaque client, plusieurs adresses recevront le mail de validation d'une livraison, auquel peuvent être joints, selon les options cochées, le justificatif de livraison et le bon de livraison.
Voici les adresses qui recevront ces éléments, que vous pouvez modifier dans la fiche membre de chaque client, dans le module "Membres" :
  1. L'adresse mail principale renseignée sur la fiche membre d'un client (dans le bloc "Coordonnées")
  2. La ou les adresses mails secondaires renseignées dans le bloc "Messages" sur la fiche membre du client
  3. Le réceptionnaire sélectionné lors de la validation de livraison (voir ci-dessous)
  4. Les adresses renseignées dans le bloc "Contacts" avec une notification de type "Notification des commandes".



Pour chaque client, vous pouvez saisir un ou plusieurs réceptionnaire(s). Cette saisie est facultative, le réceptionnaire peut être saisi au moment de la livraison, juste avant de les faire signer.
Il s'agira des personnes identifiées qui signeront électroniquement le justificatif de livraison. 

Pour ajouter un réceptionnaire, allez dans la fiche membre du client dans la partie "Contacts" et renseignez un contact de type "Réceptionnaire" en cliquant sur l'icône  

 

Autres paramètres

Les deux derniers paramètres sont accessibles uniquement si vous gérez les tournées variables (tournées optimisées quotidiennement avec la gestion des véhicules) :
  • Le temps de service par client vous permet d'indiquer un temps d'arrêt et de livraison moyen par client. Ce temps de service peut être paramétré
  • L'option "Notifier le client de l'heure prévue de sa livraison" permet de notifier le client
 

Créer des accès pour vos préparateurs et livreurs

Par défaut, tous les coordinateurs de votre structure auront accès aux fonctionnalités liées au suivi des livraisons.

La fonctionnalité des rôles vous permet de donner un accès restreint au logiciel à des personnes de votre équipe, afin qu'ils n'aient accès qu'aux écrans de chargement et/ou de livraison en temps réel.
Les rôles se paramètrent dans Paramétrage > Membres  > Droits > Rôles.  Cliquez sur l'icône   pour créer un nouveau rôle.




Les droits suivants permettent de donner un accès, à une personne de votre équipe ou à un livreur externe, aux écrans de :
  • Chargement
    • Aucun : les membres à qui vous attribuez ce droit n'ont pas accès à l'écran dédié au chargement
    • Gestion : les membres à qui vous attribuez ce droit ont accès à l'écran dédié au chargement
  • Livraison
    • Aucun : les membres à qui vous attribuez ce droit n'ont pas accès à l'écran dédié au suivi des livraisons
    • Gestion : les membres à qui vous attribuez ce droit ont accès à l'écran dédié au suivi des livraisons

Exemple 1 : la capture ci-dessous montre la création d'un rôle de type "Chargement".
Les personnes à qui vous attribuez ce rôle peuvent consulter les commandes, accéder à l'écran de chargement et n'ont pas accès l'écran des livraisons.



Exemple 2 : la capture ci-dessous montre la création d'un rôle de type "Livreur".
Les personnes à qui vous attribuez ce rôle n'ont pas accès à l'écran de chargement, et ont uniquement accès à l'écran des livraisons.

 

Lier vos commandes à des tournées

Une fois ces paramètres effectués, vous pouvez lier vos commandes à livrer à des plans de tournées.
Le logiciel vous permet de gérer :