Gestion des contacts

Sur la fiche d'un membre, s'il s'agit d'un client professionnel ou d'un fournisseur, il est possible d'ajouter plusieurs contacts pour ce membre et d'indiquer quel type de notifications reçoit chaque contact.

 

Gérer les contacts d'un membre

Créer un contact

Sur la fiche d'un membre (client professionnel ou fournisseur), dans la partie "Contact", cliquer l'icône   pour ajouter un nouveau contact.




 

Une nouvelle fenêtre "Ajout d'un contact" s'ouvre et vous permet de renseigner les informations de ce contact :

  • Dénomination (facultatif) : nom du contact
  • Note (facultatif)
  • Fonction (facultatif)
  • Téléphone(s) (facultatif) : s'il y a plusieurs numéros, séparez-les par un point-virgule sans espace
  • Fax (facultatif)
  • Type de contact (obligatoire)
    • Aucune notification : le contact est juste renseigné mais ne reçoit rien.
    • Notifications administratives : ce contact recevra uniquement les factures
    • Notifications des commandes : ce contact recevra les notifications concernant les commandes (exemple : envoi des bons de livraison)
    • Notifications service après-vente : ce contact recevra les notifications liées au suivi de ses demandes (si vous disposez du module de gestion des demandes)
    • Réceptionnaire : ce contact permet d'indiquer la personne réceptionnaire qui signera le justificatif de livraison (si vous disposez du module de suivi des livraisons)
    • Toutes les notifications : ce contact recevra les notifications liées aux factures, aux commandes et au service après-vente

 

Modifier les contacts

Une fois les contacts créés, ils apparaissent dans le tableau des contacts avec ces icônes d'action :
  Modifier le contact
  Supprimer le contact
  Modifier l'ordre des contacts


 

Importer / Exporter les contacts

Depuis l'écran de gestion des membres, le bouton "Autres" en haut à droite permet d'accéder aux fonctions d'import et d'export des contacts.

 
En exportant, vous téléchargez un fichier au format ODS (conseillé) ou CSV comportant l'ensemble des contacts de vos membres. Vous pouvez le modifier et le réimporter.
 
Comment remplir le fichier ?
Intitulé de la colonne dans le tableau Obligatoire ? Comment remplir le champ ?
Référence Oui Il s'agit de la référence de la fiche membre du client ou du fournisseur à qui appartient le contact
Libellé membre Oui Il s'agit de la dénomination de la fiche membre du client ou du fournisseur à qui appartient le contact. Ce champ est facultatif, la référence suffit.
Dénomination Non Il s'agit du nom complet du contact
Note Non Il s'agit de la note du contact
Fonction Non Il s'agit de la fonction du contact
Mail Non Il s'agit de l'adresse email du contact
Tel Non Il s'agit du numéro de téléphone du contact (s'il y a en plusieurs, séparez-les par un point-virgule sans espace)
Fax Non Il s'agit du numéro de fax du contact
Type Oui Saisir un nombre entier unique, exemple "2" :
1 : Notifications administratives
2 : Notifications des commandes
3 : Aucune notification
4 : Toutes les notifications
5 : Notifications service après-vente
6. Réceptionnaire
Libellé type Non Il s'agit du type de notification. Ce champ est
facultatif, le nombre dans la colonne précédente suffit.

Au moment de l'import, vous avez le choix entre deux options :
  • Créer les contacts présents dans le fichier (ils seront ajoutés aux contacts existants, même les doublons) : tous les contacts présents dans le fichier seront créés, même les doublons. Les contacts existants ne seront pas modifiés ou supprimés.
  • Remplacer les contacts des membres figurant dans le fichier (les contacts absents du fichier seront supprimés) : uniquement pour les membres figurant dans le fichier, leurs contacts seront écrasés et remplacés pour ceux figurant dans le fichier. Pour les membres ne figurant pas dans le fichier, leurs contacts resteront inchangés.


 

A noter : lors de l'envoi d'un message depuis l'écran des membres, le mail n'est pas envoyé aux adresses mail des contacts mais seulement à l'adresse mail principale.